Assistant(e) administratif(ve) / de direction 100%

Pour l'un de nos clients, une entreprise genevoise spécialisée dans le domaine du paysagisme, nous recherchons un(e) Assistant(e) administratif(ve) / de direction afin d'assurer le bon fonctionnement administratif de l'entreprise et d'apporter un véritable soutien à la direction.

Assistant(e) administratif(ve) / de direction 100%

Missions

• Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des courriers et e-mails.
• Assister la direction dans la gestion quotidienne des activités administratives.
• Établir les devis en collaboration avec les responsables de chantier.
• Préparer, suivre et déposer les dossiers de soumissions.
• Assurer le suivi administratif des chantiers et la gestion documentaire.
• Mettre à jour les tableaux de suivi et assurer le classement des dossiers.
• Effectuer diverses tâches de comptabilité, notamment la saisie des factures fournisseurs et clients, le suivi des paiements ainsi que la préparation des éléments destinés à la fiduciaire.
• Participer à la gestion administrative du personnel : établissement des contrats, suivi des dossiers collaborateurs, gestion des absences, des certificats médicaux, des vacances et préparation des éléments variables de paie.
• Assurer le suivi des assurances, des déclarations administratives et des diverses correspondances.
• Collaborer avec les différents interlocuteurs internes ainsi qu'avec les clients, fournisseurs et partenaires.

Profil

• CFC d'employé(e) de commerce ou formation jugée équivalente.
• Expérience confirmée dans une fonction similaire, idéalement au sein d'une entreprise active dans le bâtiment, le paysagisme, la construction ou un environnement lié aux chantiers.
• Bonne maîtrise des soumissions, de la préparation des devis et du suivi administratif de chantiers.
• Connaissances en comptabilité générale (facturation, fournisseurs, suivi des paiements).
• Expérience dans la gestion administrative des ressources humaines.
• Très bonne maîtrise des outils MS Office, notamment Excel.
• Excellentes capacités d'organisation, sens des priorités et autonomie.
• Personnalité dynamique, polyvalente, proactive et dotée d'un excellent sens du service.

Horaire de travail : du lundi au vendredi, de 7h30 à 12h00 et de 13h00 à 16h30.