Sachbearbeiter:in Administration

Das Schweizerische Kompetenzzentrum für den Justizvollzug (SKJV) unterstützt die Kantone bei der Aus- und Weiterbildung des Personals und der Weiterentwicklung des Justizvollzugs auf nationaler Ebene. Ebenso bietet es den inhaftierten Personen im Justizvollzug ein angemessenes Bildungsangebot. Mit Sitz in Marly (FR) bilden wir das Bindeglied zwischen der Deutschschweiz und der lateinischen Schweiz.

Für die Abteilung Bildungsadministration und Eventmanagement suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung dich als

Sachbearbeiter:in Administration

Muttersprache Deutsch oder Französisch mit sehr guten Kenntnissen der jeweils anderen Sprache

(Voir ci-dessous pour la version française)

Deine Rolle

Als Sachbearbeiter:in in einer Matrixorganisation bewegst du dich sicher zwischen verschiedenen Ansprechpartnern und übernimmst eine zentrale Rolle in der Koordination unserer Ausbildungen und Veranstaltungen. Du arbeitest mit mehreren internen Teams und externen Partnern zusammen und stellst die vollständige administrative Abwicklung sicher – von der Planung und Anmeldung bis zur Evaluation. Zudem gestaltest du aktiv die Weiterentwicklung unserer Tools und Prozesse mit und bringst deine Ideen ein.

Deine Aufgaben

• Du koordinierst und übernimmst die administrativen Aufgaben rund um unsere Bildungsangebote und Veranstaltungen: Anmeldungen, Einladungen, Einsatzplanung, Raumreservationen, Honorarkontrolle sowie die Weitergabe der Daten für die Fakturierung;
• Du berätst Teilnehmende, Kursleitende und Interessierte telefonisch und schriftlich;
• Du pflegst und aktualisierst Daten und Dokumente und bringst Vorschläge zur Verbesserung von Tools und Prozessen ein;
• Du arbeitest mit internen und externen Partnern zusammen und beteiligst dich aktiv an der Digitalisierung sowie an der kontinuierlichen Weiterentwicklung unserer Prozesse;
• Du stellst die Dokumentenverwaltung unter Einhaltung der Datenschutz- und Archivierungsrichtlinien sicher;
• Du unterstützest Lernende im kaufmännischen Bereich als Praxisbildner:in.

Deine Kompetenzen

• Kaufmännische Grundausbildung (EFZ) oder gleichwertige Ausbildung sowie 2 bis 4 Jahre Erfahrung im administrativen Bereich, idealerweise in der Bildung oder im Eventmanagement;
• Sehr gute redaktionelle Fähigkeiten, Organisationsstärke, Genauigkeit, Eigeninitiative und Selbstständigkeit;
• Fähigkeit, effizient in einem dynamischen Matrixumfeld zu arbeiten, Prioritäten zu setzen und sich an Veränderungen anzupassen;
• Offenheit für neue Arbeitsmethoden und Interesse an kontinuierlicher Verbesserung;
• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse und Interesse und Freude daran, Prozesse aktiv weiterzuentwickeln und zu digitalisieren;
• Muttersprache Deutsch oder Französisch mit sehr guten Kenntnissen der jeweils anderen Sprache (mind. B2); Italienisch ist von Vorteil.

Das bieten wir dir

• Ein spannendes und anregendes Arbeitsumfeld in einer jungen Institution und in einem dreisprachigen Kontext;
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem dynamischen und vielfältigen Umfeld mit bereichsübergreifender Zusammenarbeit;
• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitsmodelle mit Möglichkeit zu Homeoffice;
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung durch Weiterbildungen;
• Reka-Vorteile als Fringe Benefits;
• Attraktive Sozialleistungen;
• Die Möglichkeit, aktiv an Projekten und an der Weiterentwicklung des SKJV mitzuwirken.

-->Erfahre deine Vorteile und Möglichkeiten beim SKJV!

Kontakt

Für weitere Informationen kannst du dich an Laetitia Iseli, Leiterin Bildungsadministration und Eventmanagement, unter Tel. 026 425 44 10 wenden.

Interessiert?

Werde Teil unseres dynamischen und interdisziplinären Teams und gestalte die Weiterentwicklung des SKJV aktiv mit!

Bitte sende dein vollständiges Bewerbungsdossier (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Diplome und Arbeitszeugnisse) elektronisch über Jobup.ch.

Unvollständige Bewerbungen können nicht berücksichtigt werden.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

SKJV
Route de l’Ancienne Papeterie 210 | CH-1723 Marly
+41 26 425 44 00
www.skjv.ch

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Le Centre suisse de compétences en matière d’exécution des sanctions pénales (CSCSP) soutient les cantons concernant la formation et la formation continue du personnel ainsi que le développement stratégique du domaine pénitentiaire sur le plan national. Il propose également aux personnes en détention une offre de formation adaptée.

Nous recherchons pour le département Administration formations et Eventmanagement, dès maintenant ou à convenir, un·e

Collaborateur·trice administratif·ve À 80–100 %

(Langue maternelle allemande ou française avec d’excellentes connaissances de l’autre langue)

Ton rôle

En tant que collaborateur·trice dans une organisation matricielle, tu évolues avec aisance entre différent·e·s interlocuteurs·trices et joues un rôle central dans la coordination de nos formations et événements. Tu travailles avec plusieurs équipes internes et partenaires externes et assures le suivi administratif complet, de la planification et des inscriptions jusqu’à l’évaluation. Tu contribues activement à l’amélioration continue et au développement de nos outils et processus en apportant tes idées.

Tu seras amené·e à

• coordonner et prendre en charge les tâches administratives liées à nos formations et événements : inscriptions, invitations, planification, réservations de salles, contrôle des honoraires ainsi que la transmission des données pour la facturation ;
• conseiller les participant·e·s, les chargé·e·s de cours et les personnes intéressées, par téléphone et par écrit ;
• maintenir et actualiser les données et documents et proposer des améliorations des outils et processus ;
• collaborer avec les partenaires internes et externes et contribuer activement à la digitalisation ainsi qu’au développement continu de nos processus ;
• assurer la gestion documentaire dans le respect de la protection des données et des règles d’archivage ;
• soutenir les apprenti·e·s employé·e·s de commerce en tant que formateur·trice pratique.

Tes compétences

• CFC d’employé·e de commerce ou formation équivalente ; 2 à 4 ans d’expérience en administration, idéalement dans la formation ou l’événementiel ;
• Excellentes compétences rédactionnelles, sens de l’organisation, rigueur, initiative et autonomie ;
• Capacité à travailler efficacement dans un environnement matriciel dynamique, à gérer les priorités et à s’adapter aux changements ;
• Ouverture aux nouvelles méthodes et esprit d’amélioration continue ;
• Très bonne maîtrise des outils informatiques et intérêt et motivation à contribuer activement à la digitalisation et à l’amélioration des processus ;
• Langue maternelle allemande ou française, excellente maîtrise de l’autre langue (min. B2) ; l’italien est un atout.

Ce que nous t’offrons

• Une ambiance de travail stimulante et dynamique au sein d’une institution jeune et d’un environnement trilingue ;
• Une activité enrichissante et variée dans un cadre dynamique, diversifié et caractérisé par des collaborations transversales ;
• Des horaires et des modalités de travail flexibles, avec possibilité de télétravail ;
• Des possibilités de perfectionnement professionnel grâce à la formation continue ;
• Avantages Reka en tant que benefits complémentaires ;
• Des charges sociales avantageuses ;
• La possibilité de participer activement à des projets et au développement du CSCSP.

-->Découvre tes avantages et opportunités au CSCSP !

Contact

Pour plus d’informations, tu peux contacter Laetitia Iseli, Responsable Administration formations et Eventmanagement, au 026 425 44 10.

Intéressé·e ?

Rejoins notre équipe dynamique et interdisciplinaire et participe activement au développement du CSCSP !

Merci d’envoyer ton dossier de candidature complet (lettre de motivation, CV, diplômes et certificats de travail) par voie électronique via Jobup.ch.

Les dossiers incomplets ne seront pas pris en considération.

Nous nous réjouissons de découvrir ta candidature et de faire ta connaissance !

CSCSP
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