Secrétaire des admissions / Admissions Secretary

Les candidatures doivent être soumises exclusivement via le formulaire / Applications are to be submitted exclusively via the form: https://www.brillantmont.ch/jobs/admissions-secretary

Le.la candidat.e sera de préférence basé.e proche de Lausanne et être titulaire d'un permis de travail valable .

Ce poste administratif convient particulièrement à une personne au bénéfice d’une expérience préalable du travail de bureau et d’accueil qui apprécie la variété et les milieux internationaux

Le secrétaire des admissions fait partie intégrante de l'équipe administrative et accomplit des tâches variées, notamment les tâches de bureau liées à la réception de l'école :

• Réception et filtrage des appels téléphoniques.
• Accueil et orientation des visiteurs.
• Réception et distribution du courrier.
• Toutes autres tâches liées au bon fonctionnement de la réception.

Le secrétaire des admissions est également le soutien administratif et de secrétariat de l’équipe des admissions, pour les élèves de l'année scolaire et du cours d'été, notamment pour :

• Assurer un soutien administratif aux futurs parents.
• Assurer un suivi efficace et opportun de la correspondance avec les futurs parents, depuis la demande initiale jusqu'à la décision finale d'admission.
• Participer aux visites des familles.
• Assurer un bon déroulement du processus d'admission.
• Constituer et tenir à jour les dossiers d'admission des élèves potentiels pour l'année scolaire et le cours d'été, en veillant à ce que tous les documents soient reçus en temps voulu.
• Mettre à jour les dossiers d'admission.
• Gérer les aspects administratifs du séjour des élèves (visa, permis B, etc.).
• Gérer les permis de séjour des élèves.
• Assister la directrice des admissions dans toute autre tâche liée à ce rôle.

Spécifications

Pour assurer ce rôle avec succès, le.la candidat.e pourra démontrer :

• Une excellente maîtrise du français, à l'écrit comme à l'oral, ainsi que de l’anglais. Une troisième langue serait un atout.
• Une bonne compréhension des requêtes de visas et de permis d'études en Suisse.
• Organisation et efficacité, avec d'excellentes compétences informatiques (Excel, Hubspot, Word).
• Précision et attention aux détails.
• Un excellent esprit d'équipe, une attitude positive la capacité de faire preuve de flexibilité dans un environnement de travail ouvert 24h/24 et 7j/7.
• Une excellente présentation personnelle.
• Un excellent accueil au téléphone.
• Un esprit international et une sensibilité interculturelle.
• Tact et diplomatie lors de la manipulation d'informations sensibles.
• Idéalement, disposer d’une expérience dans le domaine des admissions scolaires ou de la gestion hôtelière en Suisse dans un rôle de secrétariat ou d'administration.
• S’engager dans la promotion du bien-être des jeunes, adhérer à la politique de Protection de l’Enfance de l'école et en assurer le respect.
• Capacité de travailler avec efficacité et de prioriser les tâches dans un environnement changeant.