Secrétaire réceptionniste & administratif(ve) en étude notariale (f/h/d) 100%

Pour notre client, une étude de notaire à taille humaine située à Genève rive gauche nous recherchons un/e secrétaire réceptionniste & administratif(ve) (f/h/d) 100%

Secrétaire réceptionniste & administratif(ve) en étude notariale (f/h/d) 100%

Vos missions

• Accueil physique et téléphonique des clients (gestion du standard, préparation des salles de réunion, service des rafraîchissements, maintien de l’ordre dans les espaces de réception)

• Traitement administratif et légalisation de documents (légalisations de signatures, copies certifiées conformes, dépôts et démarches liées aux apostilles)

• Gestion du courrier et des courriels (réception, ouverture, traitement et distribution du courrier, gestion des e-mails de l’étude, recherche et transmission d’informations liées aux dossiers notariaux : testaments, contrats de mariage, etc.)

• Préparation des formalités notariales (constitution de dossiers pour le Registre foncier, le Registre du commerce et l’Administration fiscale cantonale)

• Suivi administratif et comptable (traitement et vérification des taxations d’actes, impression et scan de factures, saisie de justificatifs pour la comptabilité, gestion de la petite caisse, suivi des encaissements et facturation simple)

• Gestion documentaire et archivage (mise à jour de tableaux de suivi sur Excel, préparation et organisation des archives)

• Gestion de l’économat (approvisionnement et suivi des fournitures de bureau, gestion du matériel de l’étude)

• Soutien administratif polyvalent (diverses démarches administratives, utilisation du logiciel de comptabilité, assistance ponctuelle à l’équipe selon les besoins)

Profil recherché

• Domiciliation en Suisse obligatoire

• Anglais niveau B2 minimum (accueil, correspondance et téléphone) ; autre langue un plus

• Expérience similaire dans le domaine notarial ou juridique: constitue un sérieux atout

• Maîtrise de la suite Microsoft (Word, Excel, Outlook)

• Orthographe irréprochable

• Présentation soignée, adaptée à l’environnement d'une étude

Conditions de travail et avantages

• Salaire?sur 13mois

• Contrat à 100% (40h/semaine)?

• Horaires de travail: 8h-12h, 13h-17h

• 4 semaines de vacances + jours offerts en fin d’année (fermeture de l’étude 10 jours pendant Noël/Nouvel An)

• Parking souterrain possible

• Belle cafétéria, cuisine équipée, machine à café, micro-ondes

• Environnement agréable, facilement accessible par transports publics et proche autoroute

Intéressé(e)? Nous attendons dès maintenant votre candidature complète (CV, lettre de motivation, certificats et diplômes).