Assistant-e administratif-ve (Direction générale et Secrétariat général) 80-100%

Employeur solide et tourné vers l'avenir, la Vaudoise est l'un des assureurs leaders en Suisse. Fidèle à sa nature coopérative et à ses valeurs, elle encourage la création d'un environnement de travail sain, inclusif et inspirant, idéal pour développer votre talent.

Nous recherchons un.e Assistant-e administratif-ve (Direction générale et Secrétariat général) entre 80 et 100% dynamique pour coordonner, organiser et soutenir l'ensemble des activités administratives, logistiques et organisationnelles au sein de la Direction générale et du Secrétariat général.

Les missions qui vous attendent :

Gestion administrative courante

• Assurer la correspondance, trier et traiter le courrier entrant
• Accueillir les visiteurs et gérer les appels téléphoniques
• Mettre à jour des documents, suivre les invitations, lettres et dossiers
• Maintenir l'archivage électronique et agir comme référent-e Business Travel CFF

Gestion des factures

• Contrôler, saisir et traiter les factures liées aux séances, déplacements et projets

Organisation de réunions

• Planifier les séances du CEO, du président et du Secrétariat général dans Outlook
• Organiser la logistique (réserver les salles, commander les pauses/repas/mettre à disposition le matériel nécessaire)
• Élaborer le calendrier annuel et les macro-plannings

Soutien aux événements internes

• Aider à organiser des séminaires, conférences, voyages, assemblées générales et événements de fin d'année

Contribution aux projets RSE

• Analyser et traiter les demandes de dons
• Relire le rapport de durabilité
• Participer à l'organisation des séances thématiques

Votre profil :

• Bénéficier d'une formation commerciale ou équivalente et justifier d'au minimum trois années d'expérience en assistanat de direction
• Organiser, prioriser, anticiper et gérer simultanément plusieurs activités avec efficacité
• Développer un esprit d'équipe solide, incarner un sens du service irréprochable et garantir une confidentialité exemplaire
• Maîtriser de manière avancée les outils Office, notamment Outlook, PowerPoint (pour créer des présentations), Word et Excel
• Entretenir des relations fluides grâce à une excellente aisance relationnelle
• Travailler de manière autonome et anticiper les besoins de la Direction
• Communiquer parfaitement en français, à l'oral comme à l'écrit, et utiliser l'allemand à un niveau B2
• Rédiger avec précision et aisance

Ce que nous vous offrons :

• Un environnement de travail sain dans une entreprise mutualiste certifiée "Great Place to Work"
• Des avantages sociaux multiples, dont la flexibilité dans l'organisation du travail
• Un travail au sein d'une équipe dynamique et passionnée
• Des valeurs humaines centrées sur le bien-être des collaborateurs

Nous nous réjouissons de recevoir votre dossier de candidature complet par voie digitale (avec curriculum vitae, lettre de motivation, copie des certificats de travail et diplômes).