Assistante administrative 50%

Notre communauté d'architecture travaille au sein et aux limites de ses disciplines pour se positionner dans le contexte actuel d'urgence climatique et sociale. S'appuyant sur la science, les technologies, les instruments théoriques et pratiques, l'architecture est un outil puissant pour transformer ces connaissances en projets et donner de nouvelles perspectives aux scénarios de la vie réelle.

L'assistant.e admnistratif.ve de l'Institut d'Architecture est en charge de l'administration de toutes les affaires inhérentes à la gestion administrative de l'Institut, sous la direction du Directeur de l'Institut.

Gestion de l'IA :
• Accueil et installation des nouveaux professeurs/nouvelles unités: sur indication du Décanat, du/de la responsable infrastructure ENAC, des services de la VPO et du directeur d'institut (DI), organisation de l'accueil des nouveaux professeurs, aide transitoire de secrétariat (engagement de personnel, conseils divers sur budgets, fonctionnement en IA, accès, accréditation, clés, boîte postale, etc.)
• Gestion administrative de dossiers sensibles et confidentiels en collaboration étroite avec le DI et le Décanat (dont promotions et nominations)
• Décomptes de frais: par délégation du DI, vérification et validation des DF des unités de l'Institut
• Lancement des octrois aux unités IA sur délégation du directeur d'institut
• Gestion financière de l'Institut, bilans mensuels, budgets, provisions, examen des demandes de subvention
• Soutien administratif de l'équipe SAR/IA
• Élaboration et rédaction de divers documents et présentations en français et en anglais pour des événements internes/externes, des séminaires, séances, prise de procès-verbaux en anglais et français

Infrastructure :
• Gestion CAMIPRO de l'Institut (Accès, liste des Groupes, Unités, Accès par unité, gestion des cartes invités et renouvellement annuel)
• Mise à jour des infos sur CRISTAL concernant les locaux (départs, arrivées, mutations, etc.)
• Demandes de travaux, organisation de déménagements et emménagements
• Accréditations
• Mise à jour et supervision de l'annuaire sur ATELA
• COSEC: mise à jour régulière de la liste IA
• Inventaire IA et tenue à jour

Rôle de Responsable fonctionnelle des assistantes administratives de l'IA :
• S'assurer que les assistantes de l'institut disposent des compétences nécessaires
• Identifier et attribuer une marraine à toute nouvelle assistante
• Organiser l'accueil et la formation des nouvelles assistantes de l'institut
• Superviser les ouvertures et fermetures de labo en soutien de l'assistante
• Être la personne de référence pour toutes questions administratives (avec redirection vers les bonnes personnes si nécessaire)
• Suppléance temporaire en cas d'absence d'une assistante administrative de l'institut

Projets, événements IA :
• Summer Chantier: administration du projet sur indication du/de la responsable de projet, budget, demandes de subventions, suivi financier, inscriptions, ordres de paiements Etudiants & Profs, communications aux étudiants, attestations, etc.
• Evénements ponctuels : Organisation en collaboration avec les unités
• Advisory Board : Liste des experts et courriers divers, convocations en coordination avec la Section, organisation des réunions avec la Section
• Procédures de candidatures de professeurs : planning visites en IA, organisation repas, infos diverses, coordination avec Décanat

Secrétariat :
• Préparation du Prix IA du meilleur énoncé théorique
• Traitement des e-mails,
• Traitement des demandes du Directeur d'institut (DI),
• Relecture et corrections de textes,
• Economat IA,
• Co-organisation des Collèges des professeurs, catering et PV

• Maturité professionnelle commerciale ou brevet fédéral d'assistante de direction ou titre jugé équivalent
• Quelques années d'expérience dans une fonction similaire
• Solide connaissance de tous les aspects du fonctionnement administratif de l'EPFL
• Parfaite maîtrise orale et écrite du français et de l'anglais.
• Maitrise approfondie des logiciels bureautiques et des outils de travail collaboratifs tels que Teams et Zoom.
• Sens aigu de la confidentialité et du service, aisance dans les relations tant à l'interne qu'à l'externe
• Fiabilité, flexibilité, rigueur dans l'exécution des tâches, sens des responsabilités, des priorités et de l'organisation, tolérance au stress
• Grande motivation, esprit d'initiative, autonomie, proactivité, esprit d'équipe

• Une position variée au coeur de la recherche en architecture dans une institution de renommée mondiale et dans un milieu international
• Une grande liberté dans l'orgnaisation des tâches pour les personne proactives qui aiment assumer des responsabilités
• Un environnement et des conditions de travail flexibles et attractives

Date d'entrée en fonction : 01/02/2026

Taux d'occupation : 50,00

Type de contrat : CDI

Référence : 1927