Coordinateur / Coordinatrice administratif/ve – Support Événementiel (H/F) – CDD 100%

Votre mission

Vous assurez le suivi administratif et la coordination interne des événements organisés au sein de nos établissements.

Votre rôle est centré sur l’organisation, la structuration et la fiabilité des processus internes. Vous veillez à la bonne circulation des informations, au respect des délais et à la préparation rigoureuse de chaque dossier événementiel.

Vos responsabilités

Support administratif et préparation des offres

• Préparer les projets d’offres sur la base des directives et grilles tarifaires établies par la Direction.
• Intégrer les informations validées par les responsables (service, cuisine, logistique).
• Soumettre systématiquement toute proposition à validation préalable avant transmission au client.
• Assurer le suivi administratif complet des dossiers clients.
• Mettre à jour les tableaux de suivi, plannings et documents internes.

Coordination interne structurée

• Centraliser et transmettre les informations nécessaires aux équipes internes.
• Préparer les briefs opérationnels établis avec la Direction.
• Vérifier que les éléments requis sont planifiés selon les instructions reçues.
• Suivre les check-lists et échéanciers avec rigueur.
• Participer aux réunions de préparation et assurer la traçabilité des décisions validées.

Appui opérationnel

• Être présent·e en appui lors des événements si nécessaire.
• Disponibilité occasionnelle lors d’événements (selon planning).
• Assurer la transmission des informations et les remonter à la hiérarchie.

Le poste n’implique aucune responsabilité budgétaire ou stratégique, ni pouvoir décisionnel financier, ni négociation ou sélection de fournisseurs.

Profil recherché

Compétences clés

• Vous êtes une personne méthodique, structurée et fiable.
• Excellentes capacités d’organisation et de planification.
• Grande rigueur administrative.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle avec précision.
• Sens des priorités et respect des délais.
• Vous appréciez les environnements structurés et le respect des procédures.
• Sens du service client développé et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés avec professionnalisme, courtoisie et diplomatie.
• Présentation soignée et capacité à représenter l’entreprise avec crédibilité et discrétion lors des échanges avec la clientèle.

Compétences techniques et linguistiques

• Maîtrise des outils informatiques courants (environnement Windows).
• Très bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Teams).
• Aisance dans l’utilisation d’outils de gestion et de suivi (CRM, bases de données, tableaux de planification).
• Capacité à travailler avec des outils numériques collaboratifs.
• Bon niveau d’anglais (minimum B1/B2), permettant des échanges professionnels écrits et oraux.
• Connaissances de base en comptabilité ou expérience dans le suivi administratif financier (facturation, contrôle de données) un atout.

Expérience

• Expérience confirmée en coordination administrative (min. 5 ans).
• Expérience en restauration ou environnement événementiel F&B un atout.

Nous vous offrons

• Un environnement de travail respectueux et collaboratif au sein d’une entreprise reconnue.

• Un équilibre vie professionnelle / vie privée.

• Salaire mensuel brut entre CHF 4’600 et CHF 5’300 (x13) selon expérience.

• Opportunités de développement professionnel.

À propos de nous

Entreprise active sur le Canton de Vaud, nous proposons des prestations de restauration et événementielle auprès d'institutions, entreprises et clients privés.

Attachés à une cuisine artisanale, authentique et responsable, nous plaçons la qualité, la durabilité et la satisfaction client au cœur de notre engagement.

Entrée en fonction

De suite ou à convenir.

Comment postuler

Nous étudierons avec attention votre dossier complet (lettre de motivation, CV, certificats de travail, diplômes, permis de travail) via Jobup (veuillez noter les formats admis : .doc, .docx, .pdf).

Nous vous remercions d’avance de votre intérêt à notre entreprise et du temps consacré à la préparation de votre candidature.