Conference and Events Coordinator

La mission principale du poste de "Conference and Events Coordinator" consiste à organiser les conférences scientifiques internationales CISBAT (International scientific conference cycle for a sustainable energy transition in the built environment).

Le-La titulaire du poste peut aussi être amenée à organiser ou à participer à l'organisation d'autres événements de moindre envergure.

En fonction de l'emploi du temps, des tâches complémentaires seront définies en soutien à la communication et à l'organisation d'évènements et visites au Smart Living Lab.

Le poste à temps partiel (50%) demande une certaine flexibilité, avec en particulier une disponibilité à plein temps pendant la semaine de la conférence et celle qui précède (septembre 2027).

1. La mise sur pied et coordination générale de la conférence scientifique bisannuelle CISBAT en accord avec le comité de pilotage de la conférence. L'établissement d'un calendrier d'activités, la planification des tâches et des réunions.

2. La coordination, en tant que chef-fe de projet :

• des comités scientifique et de programmation ainsi que des éditeurs
• de l'équipe technique, informatique, graphique et administrative
• des fournisseurs et partenaires externes
• de tous les participant-es et intervenant-es (y compris l'équipe d'accueil)

3. La gestion :

• des processus administratifs et organisationnels, y compris choix et configuration des outils de gestion de conférence de façon autonome
• financière (dans les limites de l'enveloppe budgétaire), y compris un soutien à la recherche de sponsors
• événementielle, y compris réservations des espaces et des services externes

4. La mise en place et la supervision du travail éditorial suivant l'accord avec la maison de publication (appel aux contributions, processus d'évaluation et de révision, contrôle linguistique, préparation à la publication)

5. La programmation de la conférence en accord avec le comité de pilotage, tenant compte, éventuellement, d'un mode hybride (participant-es à distance)

Comprend l'organisation des visites de laboratoires et le programme de soirée (social event).

6. La communication avec les participant-es sur place et, éventuellement, à distance, les intervenant-es, divers comités, fournisseurs, sponsors et partenaires.

7. La coodination de la promotion de la conférence en étroite collaboration avec le responsable de la communication du Smart Living Lab (site web, de mailings, de supports physiques et de réseaux sociaux).

Exigences

• Formation de niveau universitaire (bachelor)
• Maîtrise de l'anglais et du français
• Familiarité avec le milieu académique
• Expérience en gestion de projet et de préférence dans l'organisation de conférences scientifiques
• Aptitude à travailler en autonomie et en équipe avec un excellent sens de l'organisation
• Capacité d'expression écrite claire et précise
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps
• Grand souci du détail et bonne capacité à résoudre les problèmes

Atouts

• Maîtrise de la gestion budgétaire et de l'établissement des rapports financiers
• Maîtrise des logiciels et outils de gestion d'événements.

Date d'entrée en fonction : 1.05.2026

Taux d'occupation : 50%

Type de contrat : CDD

Le poste à temps partiel (50%) demande une certaine flexibilité. Il s'agit en effet d'un "50% annualisé" avec des périodes de plus fortes charges et des périodes de moins forte charge. Il requiert en particulier une disponibilité à plein temps pendant la semaine de la conférence et celle qui précède (septembre 2027).

Durée : 18 mois

Référence : 2153