Assistant·e administratif·ve et comptable

Votre Rôle

En tant qu’assistant·e administratif·ve et comptable, vous jouerez un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de la fondation. Vous apporterez un soutien polyvalent aux différents services, en particulier dans les domaines administratifs, comptable et organisationnel. Vous veillerez à la bonne gestion documentaire, au suivi financier de base, au traitement des donations ainsi qu’au maintien d’une communication fluide entre les équipes. Vous serez également impliqué·e dans la préparation des réunions du Conseil de Fondation et contribuerez à la coordination générale des activités internes. Ce poste, à la fois varié et dynamique, vous permettra de participer activement à la vie quotidienne et au développement de la fondation.

Missions et Responsabilités

• Assurer certaines tâches comptables de base, notamment le contrôle des notes de frais, les écritures comptables simples, l’imputation et la répartition ainsi que la facturation à la SHMS.
• Préparer divers extraits mensuels depuis la comptabilité (donations, coûts MTC, etc.) et tirer des extraits de compte pour les analyses.
• Suivre et tenir à jour les contrats d’assurances pour Genève et Vaud.
• Préparer et suivre les baux à loyer.
• Récupérer et contrôler les quittances de cartes de crédit.
• Gérer le courrier.
• Apporter un support administratif au Directeur exécutif en cas de besoin.
• Création et envoi d’invitations pour divers événements.
• Gérer les courriels et agendas des boîtes mail partagées.
• Classer, organiser et archiver les documents.
• Suivre et mettre à jour les donations, avec remerciements aux donateurs et établissement des certificats annuels.
• Assurer le secrétariat du Conseil de Fondation : prise de procès-verbaux, soutien logistique, rédaction de documents et préparation des dossiers.
• Rédiger, mettre en forme et traduire diverses correspondances, présentations et documents officiels.
• Préparer les salles de réunion et assurer la disponibilité de l'équipement audiovisuel.
• Apporter un soutien administratif au service des ressources humaines, en cas de besoin.
• Effectuer des courses et gérer la petite fourniture.
• Faciliter la communication interne entre les différents services.

Votre profil

• Expérience confirmée dans un poste administratif similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de gestion.
• Connaissances de base en comptabilité.
• Excellente maîtrise de l’anglais, écrit et oral.
• Excellentes compétences de communication écrite et orale.
• Esprit d'équipe.
• Forte capacité d’organisation, sens des priorités et autonomie.
• Capacité à respecter les délais et à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Sens de l’initiative et aptitude à contribuer à l’amélioration des processus administratifs.

Pourquoi Nous Rejoindre ?

• Travail dans un cadre unique et inspirant
• Environnement de travail motivant et stable
• Autonomie et responsabilité dans vos missions
• Politique de tolérance zéro à l'égard des abus et de la discrimination
• Opportunité de contribuer à des initiatives globales pour la paix et la confiance

Entrée en fonction : 01.01.2026 ou à convenir

Si vous êtes une personne motivée par cette mission et pensez correspondre au profil, nous nous réjouissons de recevoir votre dossier de candidature complet par courriel à Écrire un email.

Toutes les candidatures seront examinées et une réponse à toutes sera donnée.