En tant qu’assistant·e du secrétariat de direction vous offrirez un soutien administratif, logistique, organisationnel et rédactionnel aux directeur·rice·s de l'institution.

Dans le cadre de votre fonction vous serez amené·e à :

o rédiger divers courriers conformément aux règles rédactionnelles internes et les référentiels applicables.
o assurer l’accueil téléphonique et physique des demandes et des visites destinées à la direction.
o rédiger des ordres du jour et des procès-verbaux et en assurer la gestion (distribution, archivage, suivi des décisions).
o trier et diffuser le courrier et courriel entrant (y compris traçabilité et archivage).
o rédiger et gérer le courrier et courriel sortant (y compris traçabilité et archivage) conformément aux règles rédactionnelles internes et les référentiels applicables.
o contribuer à la logistique administrative d’événements réguliers et ponctuels (séances, etc.).
o gérer et vérifier le contenu de différents logiciels de pilotage.
o tenir à jour différentes listes utiles à la direction générale (fichiers d’adresses et de parties prenantes, groupes de distribution Outlook).

Les compétences et prérequis pour ce poste sont les suivantes :

o Être en possession d’un CFC d’employé·e de commerce ou titre jugé équivalent.
o Avoir d'excellentes connaissances écrites du français.
o Connaître les outils MS Office usuels : Word, Excel, Outlook, Powerpoint, etc.
o Avoir de l'appétence pour les systèmes d'information.
o Avoir un esprit analytique.
o Organiser son activité de manière rationnelle, méthodique et efficace, et savoir fixer les priorités
o Mettre en pratique les techniques de communication permettant un bon accueil à la fois téléphonique et physique (techniques d’accueil).
o Prêter attention aux détails : avoir le sens de l’observation et le souci de la vérification et du contrôle (rigueur).
o Assumer de manière fiable les tâches ou responsabilités acceptées et respecter les délais et objectifs fixés (sens des responsabilités).
o Capable de travailler de manière autonome et en équipe.
o Posséder de l’entregent.

Nous vous offrons :
o l’accès à une fonction attrayante au sein d’une direction favorisant la co-construction et d’une institution prônant des valeurs d’ouverture, de confiance, d’humanité, d’excellence et d’innovation
o des conditions de travail attractives régies par la convention collective de travail Santé 21
o une organisation du travail flexible
o un site historique d’exception à proximité des transports publics, de l’autoroute et des centres commerciaux
o la possibilité de bénéficier d’un parking et d’un service de restauration de qualité

Entrée en fonction : 1er juin 2024 ou à convenir
Lieu de travail : Site de Préfargier – Marin-Epagnier
Type de contrat : Contrat de durée indéterminée
Délai de postulation : Le 12 mai 2024
Renseignements: M. Eric Veya, Responsable du BPI – 079 905 07 20

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Les dossiers de candidature complets (lettre de motivation, CV, diplômes et certificats de travail) sont à adresser par postulation directe en ligne.