Responsable de bureau (Temps partiel)

Lieu : Neuchâtel, Suisse

Notre équipe :

Chez Semtech, nos équipes sur site jouent un rôle crucial pour garantir que nos environnements d'innovation fonctionnent de manière fluide, sûre et efficace. Le Responsable de bureau est au cœur de ce succès — servant de pilier opérationnel du site et de partenaire de confiance pour la direction, les employés, les propriétaires et les parties prenantes externes.

C'est un rôle très visible pour une personne qui s'épanouit dans l'organisation, la prise en charge et la facilitation de la performance des autres.

Résumé du poste :

Le Responsable de bureau est chargé de superviser les opérations du site, la coordination des installations, l'administration des brevets et les activités de support de bureau essentielles pour assurer le bon fonctionnement professionnel du site.

Ce rôle agit comme un lien clé entre les équipes internes et les partenaires externes, gère les questions liées au bâtiment et à la sécurité, soutient l'administration de la propriété intellectuelle et fournit un support administratif structuré à la direction du site et aux employés. Le candidat retenu apporte une forte capacité organisationnelle, une attention aux détails et la capacité de gérer plusieurs priorités avec discrétion et professionnalisme.

Il s'agit d'un poste à temps partiel, offrant au candidat retenu la possibilité de convenir de son rythme de travail avec le responsable du recrutement avant de commencer. Notre préférence serait d'environ 70 % d'une semaine de travail complète, ce qui pourrait correspondre à 3 à 4 jours complets par semaine, 5 matinées ou après-midis par semaine, ou une autre organisation qui équilibre les besoins du site et la flexibilité du candidat.

Responsabilités :

• Gestion des installations et de la sécurité (30%)
Superviser les opérations quotidiennes du bâtiment et les processus de sécurité, gérer le technicien de maintenance, et coordonner avec les propriétaires, les entrepreneurs, les agences, les locataires et les autorités. Assurer le suivi administratif en temps utile des activités de maintenance et des interventions sur site, et organiser la formation aux premiers secours pour maintenir la conformité et les normes de sécurité des employés.

• Administration des brevets et de la propriété intellectuelle (25%)
Suivre les dossiers de brevets depuis la divulgation de l'invention jusqu'à la délivrance, y compris le suivi des factures et la gestion documentaire. Servir de liaison entre les agences de brevets, le service juridique et les inventeurs pour assurer un suivi précis, une communication claire et un traitement rapide des documents.

• Support administratif et du site (15%)
Fournir un support administratif structuré au Responsable de site et aux employés, garantissant une expérience professionnelle pour les visiteurs. Gérer le courrier entrant et sortant, superviser le traitement des achats SAP liés aux activités du bâtiment et des brevets, et maintenir des systèmes et des archives de bureau efficaces.

• Coordination et communication avec les parties prenantes (20%)
Servir de point de contact central pour les parties prenantes internes et externes, assurant une communication claire, des suivis en temps utile et une résolution proactive des problèmes liés aux opérations et à l'administration.

• Opérations de bureau et amélioration continue (10%)
Maintenir des systèmes de classement et des processus documentaires organisés, soutenir la coordination des calendriers et la logistique des réunions, et identifier des opportunités pour améliorer l'efficacité administrative et les opérations du site.

Qualifications minimales :

• Maîtrise de la suite Microsoft Office et SAP
• Expérience en correspondance commerciale et préparation professionnelle de documents
• Excellentes compétences en réception téléphonique et communication professionnelle
• Expérience démontrée en organisation administrative et systèmes de classement
• Expérience dans la coordination de réunions et la gestion des calendriers

Qualifications souhaitées :

• Haut niveau de discrétion et capacité à gérer des informations confidentielles
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français
• Excellente capacité de documentation, d'organisation et de suivi
• Grande attention aux détails et précision
• Esprit proactif de résolution de problèmes avec la capacité de gérer plusieurs priorités

Philosophie de développement de carrière :

Chez Semtech, nous croyons que l'innovation commence par les personnes. Nous nous engageons à favoriser le développement professionnel grâce à l'accès au mentorat, à des ressources d'apprentissage continu et à un environnement d'ingénierie collaboratif et riche en idées.

Notre culture de rémunération à la performance récompense l'initiative, encourage la croissance et reconnaît les contributions techniques et de leadership significatives. Les employés occupant ce poste sont soutenus pour étendre leur influence, approfondir leur expertise et façonner à la fois leur progression de carrière et l'avenir des capacités d'ingénierie numérique de Semtech.

L'objectif de cette description de poste est de décrire les principales tâches et responsabilités exercées par les titulaires de ce poste. Les titulaires peuvent être amenés à effectuer des tâches liées au poste autres que celles spécifiquement incluses dans cette description.

Toutes les tâches et responsabilités sont des fonctions essentielles du poste et des exigences, et peuvent faire l'objet de modifications raisonnables pour accommoder les personnes en situation de handicap.