Executive Operations Assistant 60% (m/w/d)

Was ist meine Funktion?

Unser Kunde benötigt eine Executive Operations Assistant, die als zentrale Organisationskraft fungiert und stets den Überblick bewahrt - selbst bei parallellaufenden Projekten. In dieser Position agierst du als vertrauensvolle Unterstützung der Geschäftsführung und als organisatorischer Knotenpunkt des Unternehmens.

Zu deinen Aufgaben gehören:

• Diskrete und loyale Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft mit höchstem Vertrauensanspruch

• Funktion als zentrale Ansprechperson für interne sowie externe Partner - auch auf internationaler Ebene

• Effiziente Organisation von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen mit klarer Priorisierung

• Professionelle Vor- und Nachbereitung von Meetings inklusive Agenda-Erstellung, Protokollführung und Follow-up-Koordination

• Erstellung aussagekräftiger Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichte

• Aktive Mitwirkung an strategischen Projekten in Bereichen wie Expansion, Unternehmensstrategie oder Finanzen

• ? Unterstützung bei Compliance-, Governance- und administrativen Aufgabenstellungen

• Verantwortung für Office- und Facility-Management einschliesslich Vertragsmanagement, Bestellwesen und Büroausstattung

• Gestaltung einer professionellen und inspirierenden Arbeitsumgebung zur Förderung der Teamproduktivität

• Planung und Durchführung von Team-Events, unternehmensweiten Meetings und Offsite-Veranstaltungen

• Kontinuierliche Optimierung von Prozessen und Tools zur Steigerung von Effizienz und Zusammenarbeit

Was brauche ich, um erfolgreich zu sein?

• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant, Team Assistant oder Office Manager - vorzugsweise in einem agilen Start-up- oder Scale-up-Kontext

• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Führungskräften und internationalen Geschäftspartnern

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und professionelles Kommunikationsgeschick

• Selbstständige, diskrete und lösungsfokussierte Arbeitsweise auch unter Zeitdruck

• ? Hohe Zuverlässigkeit, Hands-on-Mentalität und konsequente Umsetzungsstärke

• ? Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Kollaborationsplattformen sowie deren effizienter Einsatz im Arbeitsalltag

Was sind meine Vorteile?

• Chance, gemeinsam mit einem jungen, engagierten Team zu wachsen und deine Expertise einzubringen

• ? Flexible Arbeitszeitgestaltung

• Finanzielle Zuschüsse

• Zusätzliche attraktive Leistungen

Was zeichnet das Unternehmen aus?

Unser Kunde ist ein junges, dynamisches Unternehmen, das mit grosser Begeisterung lifestyle- und zukunftsorientierte Marken entwickelt, die sich bewusst vom Mainstream unterscheiden. Dich erwartet eine Büroatmosphäre, die ebenso dynamisch, stärkend und inspirierend ist wie die Marken selbst.

Sprachen
Deutsch: C2 - Muttersprachliches Niveau

Arbeitsort
Rotkreuz

Vakanz-Nummer
VA-KHK-2R4