Secrétaire de médecin cadre hospitalo-universitaire au service d’hématologie - 100%

Avec plus de 13'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2025 en cliquant ici .

Le Département d’oncologie prend en charge, sur les plans diagnostiques et thérapeutiques, les patients et patientes adultes souffrant de maladies cancéreuses et pour un accompagnement de la patientèle et de ses proches. L’objectif est d’assurer l’accès au meilleur traitement anticancéreux, de proposer des soins adaptés et d’anticiper sur les besoins de la patientèle hospitalisée(greffe de moelle, thérapie cellulaire, immunothérapie, etc.). Conjointement, le Centre des cancers permet une coordination des activités transversales dédiée à la problématique des cancers entre services et départements.

Ilregroupe 4 services (hématologie, oncologie, oncologie de précision et radio-oncologie)et estcomposé d'environ 300 collaborateurs et collaboratrices.

Au sein du secrétariat des médecins adjoints du service d’hématologie, vous assurez le soutien administratif en lien avec leurs activités cliniques et académiques.

Vous gérez le programme de greffe de cellules souches : recherche de donneurs, don de lymphocytes, préparation des bilans pré-greffe, gestion et adaptation des dossiers selon le type de donneur et son assurance, contrôle des prestations et frappe de rapports complexes.

Vous assurez le suivi administratif des unités hospitalières 7DL et 7EL (20 % les vendredis). Vous rédigez et mettez en forme les rapports médicaux (lettres de sortie, de transfert et de décès, notes d’admission et de suivi), créez et ouvrez les processus dans le Workflow et traitez les documents patients (certificats, ordonnances). Vous gérez également le courrier, les e-mails, l’archivage et la numérisation des documents. Vous suivez les demandes et garanties des assurances maladie et participez au traitement des dossiers pour la facturation.

Vous coordonnez les demandes de formation et de participation aux congrès des médecins. Vous enregistrez les formations dans myFMH et veillez à la mise à jour des CV. Vous organisez les déplacements professionnels, gérez les inscriptions et assurez le remboursement des frais.

Vous planifiez les réunions, colloques et conférences, et en rédigez les procès-verbaux.

Vous organisez les rendez-vous avec les délégués pharmaceutiques et traitez les demandes de commande de matériel ou d’intervention.

Vous assurez le suivi des bases de données et des tableaux statistiques du service. Vous gérez le courrier et effectuez les facturations complexes (laboratoire, recherche, UNIGE, Advisoryboards et autres).

De manière autonome, vous gérez les plannings des médecins, l’ardoise de garde ainsi que l’organisation des agendas, y compris ceux des médecins stagiaires.

Votre rôle implique une gestion rigoureuse des priorités et une capacité à répondre efficacement aux sollicitations variées.

Dans un parfait esprit d’équipe et de collaboration, vous développez des relations étroites avec votre collègue binôme et assurez la continuité du service lors des absences.

Nous recherchons une personne organisée, proactive, rigoureuse et autonome, capable d’évoluer dans un environnement exigeant et spécialisé. Votre sens du service, votre discrétion et votre capacité à gérer des dossiers complexes avec précision font de vous un·e collaborateur·trice clé.

Vous êtes titulaire d'un CFC et d’une formation administrative supérieur type Brevet fédéral d’assistant ou assistante de direction.

Vous disposez d’une expérience réussie de 5 ans dans un poste similaire. La connaissance des activités académiques et de recherches est un atout.

Vous avez une excellente maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée rédactionnelle. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.

La maitrise d’une langue étrangère (anglais ou allemand niveau B2) ainsi que la connaissance de langues étrangères est un atout.

Vous êtes titulaire du certificat ECDL Expert sur Word, Excel, Powerpoint, et vous possédez de très bonnes connaissances des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, CEGID, GRECO2, OPALE).

Une excellente maîtrise des outils informatiques et un sens aigu de la confidentialité sont indispensables.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress et les priorités.

Enfin, vous faites preuve de discrétion et de respect de la confidentialité.

• Entrée en fonction : Dès que possible
• Nombre de poste : 1
• Taux d’activité : 100%
• Classe de fonction : 12 (11si non détentrice ou détenteur des certificats ECDL)
• Contrat : CDD 1 an, renouvelable
• Délai de candidature : 31.03.2026
• Demande de renseignements : Mme A. Ajdini, cheffe du secrétariat duD-ONCO, tél. 079 553 08 60

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.