Responsable du Secrétariat et de la Réception en préanalytique

À propos de cette offre

Nous sommes Sonic Suisse

Sonic Suisse est un vaste réseau de laboratoires régionaux comptant plus de 2'500 collaborateurs répartis sur des sites en Suisse alémanique, romande et italienne.

Nous appartenons au groupe de dimension mondiale Sonic Healthcare, un fournisseur leader de services dans le secteur du diagnostic médical. Nous nous engageons pour le bien-être de nos clients et la santé de leurs patients en apportant jour après jour une contribution décisive aux soins médicaux dans toute la Suisse. Des exigences de qualité élevées et la formation continue de nos collaborateurs garantissent la sécurité et la pertinence de nos analyses et des résultats de tests.

Que ce soit dans les domaines de la médecine de laboratoire, de l'administratif ou des fonctions de soutien : nous vous offrons un environnement de travail qui a du sens, avec de nombreuses possibilités d'évolution, favorisant l'initiative personnelle grâce à une culture d'entreprise basée sur la confiance et la collaboration.

Objectif du poste

Rejoignez notre équipe engagée au sein du laboratoire Genesupport et participez, dans ce rôle clé, à la construction de l’avenir de notre entreprise leader et innovante.
Nous recherchons un(e) Responsable de secrétariat expérimenté(e), motivé(e) et organisé(e) avec une bonne compréhension du circuit des échantillons pour prendre la responsabilité de l’équipe du secrétariat et de la réception préanalytique de Genesupport Lausanne.
Le/la candidat(e) idéal(e) dispose d’une expérience d’au moins deux ans dans un laboratoire d’analyses médicales et d’une bonne compréhension du circuit des échantillons, de leur réception à leur enregistrement. Une expérience d’au moins deux ans dans l’encadrement et la gestion d’une équipe est également requise.
Les horaires d’ouverture du service sont de 6 h à 18 h du lundi au vendredi et de 6 h à environ 12 h le samedi. Le/la responsable organise et participe à un tournus de piquet afin de garantir la couverture de ces horaires.
Entrée de suite ou à convenir.

Votre impact dans ce rôle

Responsabilités managériales et organisationnelles:

• Assurer le bon fonctionnement quotidien du secrétariat et de la réception préanalytique, en veillant à une répartition adaptée des activités et des responsabilités.
• Encadrer, accompagner et organiser le travail des collaborateurs du secrétariat (4 personnes) et de la réception des échantillons (2 personnes).
• Établir et adapter les plannings afin d’assurer une couverture opérationnelle continue selon les heures d’ouvertures du laboratoire.
• Répartir les activités en fonction des compétences et des qualifications des collaborateurs.
• Participer à l’intégration, à la formation et au suivi des collaborateurs.
• Élaborer, actualiser et faire évoluer les descriptions de fonction du secrétariat et de la réception préanalytique.
• Créer et mettre à jour les procédures internes pour le secrétariat et la réception préanalytique.
• Veiller au respect des procédures, des exigences de qualité, du secret professionnel et des règles de confidentialité.
• Identifier et mettre en œuvre des améliorations visant à optimiser l’organisation, la collaboration et les processus du secrétariat et de la réception préanalytique.
• Représenter le secrétariat et la réception préanalytique auprès des autres secteurs du laboratoire.

Tâches opérationnelles:

• Participer activement aux activités quotidiennes du secrétariat et de la réception préanalytique.
• Réceptionner, ouvrir et trier les envois contenant les prélèvements afin de permettre leur enregistrement et leur prise en charge par les secteurs concernés.
• Enregistrer les demandes d’analyses dans le système informatique du laboratoire (LIS) et mettre à jour les données relatives aux patients et aux prescripteurs.
• Assurer la gestion administrative et le suivi des dossiers médicaux.
• Rédiger, traduire et transmettre les rapports d’analyses diagnostiques.
• Assurer la communication avec les patients, les médecins et les collaborateurs des différents secteurs du laboratoire.
• Participer à la coordination des activités du secrétariat de génétique en collaboration avec les collègues concernés.
• Assurer la gestion, le nettoyage et la maintenance courante du matériel utilisé au secrétariat.
• Contribuer à l’amélioration continue de l’organisation et des processus du secrétariat et de la réception préanalytique.
• Respecter les obligations de confidentialité ainsi que les règles de sécurité et d’hygiène.
• Respecter et appliquer les procédures établies dans le cadre de l’accréditation selon la norme ISO 15189.

Votre parcours et votre expertise

• Formation de secrétaire, de secrétaire médical(e), d’assistant(e) médical(e) ou formation jugée équivalente.
• Expérience d’au moins deux ans au sein d’un laboratoire d’analyses médicales ou d’un cabinet médical.
• Expérience d’au moins deux ans dans l’encadrement et la gestion de collaborateurs.
• Bonne connaissance des procédures d’enregistrement et de gestion des demandes d’analyses biomédicales.
• Bonne compréhension du circuit des échantillons et des exigences liées à la phase préanalytique dans un laboratoire d’analyses médicales.
• Connaissance des règles de sécurité, d’hygiène et de confidentialité applicables en laboratoire.
• Une expérience dans un laboratoire accrédité selon la norme ISO 15189 constitue un atout important.
• Maîtrise du français ; des connaissances en allemand et/ou en italien constituent un atout important.
• Bonne maîtrise des outils informatiques et des tâches administratives.
• Excellentes capacités d’organisation, de communication et de collaboration.
• Personnalité rigoureuse, dynamique et polyvalente, capable de s’adapter rapidement aux différentes activités et responsabilités.

Un lieu où vous pouvez évoluer et avoir un impact

• Une activité stimulante, intéressante et variée dans notre laboratoire avec une infrastructure moderne.
• De bonnes conditions d′emploi, et des possibilités de formation interne.

Vous avez des questions ? Nous sommes là pour vous aider.

N′hésitez pas à nous contacter, nous serons ravis de vous répondre!