Gestionnaire administratif·ve de secteur

JHD Sàrl est une entreprise familiale active dans le domaine de la propreté, de l’entretien et de la gestion de prestations pour des immeubles et sites professionnels.

Dans le cadre de la réorganisation et du développement de notre département Conciergerie, nous recherchons un·e Gestionnaire administratif·ve de secteur à 100 % pour rejoindre notre équipe à Ecublens.

Vous recherchez un poste administratif qui ne se limite pas à la gestion de dossiers derrière un écran ? Vous appréciez le contact client, la coordination, l’organisation et aimez trouver des solutions lorsque des imprévus se présentent ?

Nous vous proposons une fonction polyvalente et responsabilisante, dans laquelle vous assurez le suivi de votre propre portefeuille d’immeubles tout en travaillant en étroite collaboration avec votre responsable, votre binôme et nos équipes terrain.

Gestionnaire administratif·ve de secteur

En tant que Gestionnaire administratif·ve de secteur, vous assurez la gestion administrative et le suivi opérationnel d’un portefeuille d’immeubles qui vous est attribué.

Vous êtes l’un des principaux points de contact entre nos clients et gérances immobilières, nos équipes opérationnelles et l’administration.

Vous suivez les demandes qui concernent votre portefeuille, coordonnez les différentes interventions et veillez à la bonne circulation des informations jusqu’à la résolution des demandes.

Vos principales missions

Gestion et suivi de votre portefeuille

• Prendre en charge les demandes des clients et gérances et en assurer le suivi
• Coordonner les demandes liées aux différents immeubles
• Assurer une communication régulière avec les clients et les différents intervenants
• Suivre les demandes jusqu’à leur résolution et effectuer les relances nécessaires
• Maintenir à jour les informations et documents relatifs aux immeubles
• Assurer le suivi des clés, accès, codes et informations propres aux différents sites
• Préparer les communications destinées aux résidents lorsque des interventions sont prévues

Coordination avec nos équipes terrain

• Transmettre quotidiennement les informations et demandes aux équipes opérationnelles
• Créer, modifier et assurer le suivi des fiches de travail
• Planifier et coordonner les interventions périodiques et ponctuelles
• Mettre à jour les différents plannings
• Assurer le suivi des retours d’intervention
• Coordonner les demandes urgentes ou imprévues
• Veiller à ce que les équipes disposent des informations nécessaires à la bonne réalisation de leurs prestations

Suivi administratif des prestations

• Contrôler et traiter les fiches de travail
• Assurer le suivi administratif des prestations contractuelles et ponctuelles
• Préparer et contrôler les éléments nécessaires à la facturation
• Assurer le classement et la traçabilité des documents
• Maintenir à jour les données dans nos différents outils de gestion

Planification et organisation

• Planifier les différentes prestations périodiques liées aux immeubles
• Préparer et adapter les plannings en fonction des demandes clients
• Coordonner les interventions avec les équipes et les différents partenaires
• Anticiper les échéances et assurer les relances nécessaires

Relation clientèle

• Être un point de contact privilégié pour les clients et gérances de votre portefeuille
• Répondre aux demandes courantes et assurer leur suivi
• Identifier les besoins complémentaires et les transmettre à votre responsable
• Participer au suivi administratif des offres et prestations complémentaires
• Veiller à maintenir une communication professionnelle, réactive et orientée solutions

Administration générale et réception

La gestion de la réception fait partie intégrante du fonctionnement de notre équipe et est assurée conjointement par les deux gestionnaires.

Vous participez ainsi également à :

• La gestion des appels téléphoniques et courriels
• L’accueil des visiteurs, fournisseurs et livreurs
• La réception et la distribution du courrier
• La réception de marchandises
• La transmission des informations aux différents services
• Diverses tâches administratives nécessaires au bon fonctionnement du département

Un fonctionnement en binôme

Vous travaillez aux côtés d’un·e second·e Gestionnaire administratif·ve de secteur occupant la même fonction.

Chacun·e est responsable de son propre portefeuille d’immeubles, tout en travaillant en étroite collaboration afin d’assurer une continuité de service et un remplacement mutuel en cas d’absence.

Vous bénéficiez également de l’accompagnement et de la supervision de la responsable du département pour les décisions, situations particulières et dossiers nécessitant un arbitrage.