Assistante administrative et pédagogique - Service accompagnement des apprenants (80–100%)

Vous

Vous avez le sourire dans la voix, aimez rendre service et êtes reconnu·e pour votre sens de l’organisation ?

Vous appréciez le contact direct avec les apprenants et souhaitez évoluer dans un environnement en pleine évolution, où bienveillance, proximité et fiabilité sont essentielles ?

Alors rejoignez notre équipe et devenez la première voix et le point de contact privilégié de nos apprenants.

________________________________________

Vos missions

Accueil et communication

• Assurer l’accueil téléphonique et la gestion de la centrale.
• Répondre aux demandes entrantes par téléphone et par e-mail.
• Être à l’écoute des apprenants, les renseigner, les mettre à l’aise et leur apporter des solutions adaptées.
• Garantir une communication professionnelle et cohérente avec la posture de l’école.
• Être force de proposition pour améliorer la communication avec les apprenants.

Suivi pédagogique des apprenants

• Assurer un suivi pédagogique et administratif des apprenants tout au long de leur formation.
• Offrir un accompagnement personnalisé et de qualité, centré sur la réussite.
• Agir comme coach et motivateur : entretenir un contact régulier avec les élèves pour les encourager et renforcer leur engagement.

Support administratif à la pédagogie

• Apporter un appui administratif (attestations, envoi de diplômes, planning, etc.).
• Établir et mettre à jour le planning des examens et cours.
• Organiser les inscriptions et convocations aux examens, cours présentiels, cours optionnels et webinaires.
• Gérer la facturation liée aux examens et cours optionnels.
• Préparer les salles de formation et les examens.
• Coordonner les échanges entre services pour garantir une prise en charge optimale des élèves.
• Traiter et analyser les questionnaires de satisfaction.

Gestion administrative courante

• Gérer les différentes boîtes e-mails et transmettre aux services concernés.
• Réceptionner et distribuer le courrier postal.
• Préparer et envoyer le courrier sortant.

Traitement des devoirs

• Imprimer les devoirs reçus.
• Vérifier les devoirs dans le système informatique.
• Envoyer les devoirs aux correcteurs et aux apprenants.

Documentation et logistique

• Imprimer les documents relatifs aux formations.
• Préparer et envoyer par courrier les supports aux prospects.
• Préparer les examens et les cours.
• Envoyer les diplômes.

Soutien aux équipes

Apporter un appui à l’équipe administrative et pédagogique dans les tâches liées au parcours des apprenants.

_______________________________________

Profil recherché

Formation : CFC employé·e de commerce ou titre jugé équivalent. Une formation en relation client ou call center est également pertinent.

Expérience : Première expérience réussie dans un service client, un call center ou l’accueil est fortement souhaitée.

Compétences :

• Excellente aisance téléphonique : voix claire, articulation soignée, capacité à instaurer un climat de confiance dès le premier contact.
• Sens de l’accueil et du service client : attitude professionnelle, polie et bienveillante en toutes circonstances.
• Organisation et rigueur : savoir gérer plusieurs demandes simultanément sans perte de qualité.
• Capacité d’apprentissage rapide et bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs (Teams, Word, Outlook, Excel de base, CRM, systèmes internes).
• Patience, empathie et écoute active, même face à des situations de stress ou des interlocuteurs difficiles.
• Communication claire et précise, à l’oral comme à l’écrit.
• Gestion du stress et sang-froid en cas de surcharge d’appels.
• Esprit d’équipe : collaborer efficacement avec les autres services (administration, pédagogie, marketing) en relayant les informations pertinentes.

Langues :

• Maîtrise parfaite du français à l’oral et à l’écrit (indispensable).

• Allemand fortement souhaité (oral et écrit) pour répondre aux apprenants germanophones