Assistant Contrats & Conformité

Lieu : Bulle, Suisse

Taux d'activité : 60 % à 80 %

Type de contrat : Contrat temporaire

Date de début : Dès que possible pour 3 mois

UCB est une entreprise biopharmaceutique internationale spécialisée dans les domaines thérapeutiques des troubles neurologiques et de l'immunologie. Son site de Bulle regroupe la filiale commerciale suisse et une plateforme de production principale combinant biotechnologie et chimie pour la fabrication et la distribution de spécialités pharmaceutiques utilisées dans le traitement des allergies, de l'épilepsie et des maladies auto-immunes.

Nous recherchons un Assistant Contrats & Conformité expérimenté pour un contrat à durée déterminée de 3 mois afin d'assurer un soutien administratif, juridique et secretarial de haut niveau à nos opérations suisses lors d'un remplacement d'équipe.

Dans ce poste, vous serez l'ancrage organisationnel clé et l'interface administrative entre la direction interne, les conseillers juridiques externes et les comptables externes. Vous serez responsable de la gestion de la logistique secrétariale des entités juridiques suisses d'UCB – avec un fort accent sur l'organisation des réunions du Conseil d'administration et la rédaction des procès-verbaux – tout en gérant l'administration financière quotidienne, le traitement des commandes d'achat (PR/PO) et le support général en conformité/juridique.

Vos principales responsabilités :

• Faciliter la communication quotidienne et les flux de travail entre les départements internes, les conseillers juridiques externes et les comptables externes.
• Organiser les réunions du Conseil d'administration et des actionnaires pour les entités suisses d'UCB, y compris les ordres du jour, les dossiers de réunion et la rédaction des procès-verbaux officiels.
• Préparer la documentation officielle de l'entreprise et les dépôts auprès des autorités locales, du Registre du commerce, des banques, des caisses de pension et des déclarations fiscales.
• Gérer l'administration financière opérationnelle, y compris le courrier quotidien du département, la petite caisse et l'archivage mensuel des factures.
• Créer les demandes d'achat (PR) et les bons de commande (PO), faire valider les factures et guider les équipes sur les outils d'achat.
• Suivre les accords de services interentreprises, en assurant leur exactitude, les mises à jour SharePoint et l'encodage dans la base de données système.
• Coordonner les tâches administratives réglementaires, y compris les traductions de documents, les légalisation notariales et les procurations.
• Maintenir des dossiers juridiques internes organisés, des archives de contrats et la documentation juridique courante.

Ce qui vous rendra performant :

• Parler et écrire couramment le français et l'anglais pour rédiger les procès-verbaux officiels du conseil et gérer aisément les communications avec les parties prenantes.
• Disposer d'une expérience avérée en tant qu'assistant de direction senior/juridique ou professionnel de la conformité, idéalement avec une exposition au secteur pharmaceutique ou juridique.
• Gérer avec confiance les tâches administratives financières de base, y compris la création de PR/PO, le suivi des factures et les accords interentreprises.
• Travailler de manière totalement autonome, en prenant en charge les tâches et en gérant plusieurs projets simultanément sans supervision rapprochée.
• Utiliser MS Office, SharePoint et les systèmes de données administratives avec une aisance totale.
• Fournir un travail d'une grande précision, avec une organisation solide, des priorités claires et une discrétion absolue sur les questions confidentielles.
• S'adapter rapidement aux nouveaux processus avec un esprit flexible, proactif, systématique et très fiable.