Opportunité pour jeune diplômé : Réceptionniste / Assistant administrati

A propos du rôle

Pour une commune du canton de Genève, nous recherchons un·e Réceptionniste / Assistant.e administratif.ve en charge des aspects administratifs et techniques pour une mission à 80% ou 100% (le 80% nécessite de travailler tous les matins du lundi au vendredi avec deux après-midi de congé).

Tu auras un rôle central dans le bon fonctionnement du secrétariat communal : entre contact avec les citoyen·ne·s, gestion des dossiers administratifs courants, et suivi des dossiers, tes journées seront variées et riches en responsabilités !

Tu seras rattaché·e à la responsable du secrétariat et travailleras en étroite collaboration avec les services techniques et administratifs. Ton poste s’articule autour de trois grands axes :

Tâches

?? Accueil et support administratif

• Gérer l’accueil téléphonique et physique des habitant·e·s
• Répondre aux demandes liées aux prestations communales (cartes d’identité, attestations de domicile, médailles de chiens, etc.)
• Tenir la caisse, vendre les documents usuels, gérer les stocks, les cartes journalières et les commandes diverses
• Participer à la mise en place logistique d'événements internes

?? Administration et gestion de dossiers

• Rédiger et suivre divers dossiers (logement, cimetière, mariages, gestion des clés, etc.)
• Gérer les locations de salles et leur planning via un outil numérique
• Traiter le courrier, classer et archiver les documents via un système GED
• Participer aux actions de communication (envois de flyers, cartes de vœux, annonces diverses)

??? Suivi technique et logistique

• Planifier et suivre les travaux de maintenance des bâtiments communaux
• Demander des devis, suivre les appels d’offres et s’assurer de leur bonne exécution
• Suivre les relations avec les prestataires, mandataires, régies et entreprises
• Gérer les contrats d’entretien, les échéances, les coûts et les aléas techniques

Nous cherchons

Tu coches plusieurs de ces cases ? Ce job est fait pour toi :

• Tu es titulaire d’un CFC d’employé·e de commerce ou équivalent
• Tu justifies d'une première expérience dans une fonction similaire
• Tu maîtrises les outils informatiques courants et tu es à l’aise avec les outils digitaux en général
• Tu as une excellente communication en français, à l’oral comme à l’écrit
• Tu fais preuve d’autonomie, de rigueur, tu as le sens du service public et sais garder ton calme, même dans les périodes chargées
• Tu aimes quand il se passe plein de choses et que les journées ne se ressemblent pas !

Ce que nous t’offrons

• Un poste polyvalent, stimulant et utile à la communauté
• Un environnement humain, structuré, avec une ambiance bienveillante
• Une entrée en fonction rapide (immédiate ou à convenir)
• Un taux d’activité flexible à choix entre 80% (tous les matins et deux après-midi de congé) ou 100%
• La possibilité de te former et d’évoluer dans tes responsabilités

Notre processus de recrutement

Ce processus de recrutement est géré par Academic Work et notre client souhaite que toutes les questions concernant le poste soient adressées à Academic Work.

Notre processus de sélection est continu et l'annonce peut être clôturée avant la fin du processus de recrutement si nous sommes passés à la phase suivante. Le processus comprend des tests qui sont des outils permettant de trouver le bon talent pour le bon poste, de favoriser l'égalité, la diversité et un processus équitable.