Coordinateur/rice Hospitalité et Accréditations H/F
Interiman
Infos sur l'emploi
Date de publication :02 juillet 2024
Taux d'activité :100%
Type de contrat :Temporaire
Lieu de travail :Genève
Pour l'un de nos clients basés à Genève, nous sommes à la recherche d'un(e) Coordinateur/rice Hospitalité et Accréditations Poste fixe, à un taux d'activité de 100%
DESCRIPTION DE LA MISSION
Actualisation des badges physiques et e-badges : révision et mise à jour des formats et designs des badges physiques et électroniques.
Supervision de la configuration des impressions de badges : veiller à ce que les paramètres des imprimantes soient correctement définis pour l'impression des badges.
Suivi et mise à jour du processus d'invitation : assurer l'efficacité des envois et du suivi des invitations.
Encadrement et formation des stagiaires en charge des accréditations : gérer et former les stagiaires responsables des accréditations.
Formation des utilisateurs des marques sur nos différentes plateformes : instruire les représentants des marques sur l'utilisation de nos systèmes.
Gestion des accréditations sur site et résolution des litiges : administrer les accréditations sur place et régler les conflits en collaboration avec les marques participantes.
Organisation des accréditations pour les moments forts du salon : gérer les accréditations pour les événements spéciaux comme les inaugurations et les cocktails.
Mise à jour des briefings et des directives : actualiser les instructions pour les hôtesses et hôtes d'accueil ainsi que les lignes directrices pour les utilisateurs des marques.
Suivi de la facturation et mise à jour de la base de données : assurer le suivi des factures et la mise à jour continue de la base de données.
Suivi et amélioration continue de la plateforme : proposer des améliorations et superviser les mises à jour de la plateforme.
Accompagnement et formation des marques assignées : support et formation pour les marques désignées.
Gestion des inscriptions pour les staffs, détaillants et invités des marques : s'assurer que les inscriptions sont correctement administrées.
Planifier et insérer les réunions confirmées dans la plateforme.
Gestion des créneaux et optimisation des calendriers : administrer les horaires et optimiser les plannings.
Suivi et gestion des demandes d'hébergement selon les quotas : administrer les hébergements alloués.
Réservation des services additionnels pour les visiteurs : organiser les services supplémentaires tels que le transport et les salles de réunion.
Envoi des listes de chambres aux hôtels et gestion des absences non signalées : communiquer les listes de chambres et gérer les no-show.
Point de contact pour les staffs et détaillants : assurer une communication fluide avec le personnel et les détaillants.
Gestion des litiges durant l'événement : résoudre les conflits pendant l'événement.
Suivi de la refacturation des services aux marques : assurer le suivi et la refacturation des divers services aux marques.
Gestion de l'ERP événementiel et formation des stagiaires :
Configuration de l'outil pour les nouveaux événements : paramétrage de l'ERP, création de comptes utilisateurs, et importation de listes pour chaque événement.
Formation et supervision des stagiaires sur l'outil : former et encadrer les stagiaires sur l'utilisation de l'ERP.
Configuration et génération des rapports statistiques demandés : produire des rapports statistiques selon les besoins des différents départements.
Développement continu de l'outil en collaboration avec les développeurs : travailler avec les développeurs pour améliorer l'ERP, en front et back-office.
Génération de codes d'invitation pour l'événement : créer des codes d'invitation en coopération avec les marques.
Suivi de la facturation de l'événement pour tous les services : gérer la facturation de l'événement, y compris les flux et la réconciliation hôtelière.
PROFIL ATTENDU
Expérience confirmée de 2 ans minimum dans l'évènementiel (idéalement dans le luxe)
Très bonne maîtrise du français, anglais et espagnol