Sachbearbeiter/in Administration

Empfang und Telefondienst: Sie sind die erste Ansprechperson für unsere Klientinnen und Klienten sowie unsere Partnerorganisationen. Sie nehmen auch komplexe Anliegen sorgfältig auf, erfassen die relevanten Sachverhalte präzise und leiten diese an die zuständigen Stellen weiter. Zudem erstellen Sie Aktennotizen zu den eingegangenen Anrufen und dokumentieren die Gespräche nachvollziehbar.

Datenmanagement: Sie erfassen und pflegen Klientendaten im EDV-System und erstellen Auswertungen sowie Controlling-Listen. Dabei stellen Sie eine hohe Datenqualität sicher, überwachen die Einhaltung der geltenden Richtlinien und tragen die Verantwortung für eine korrekte und zuverlässige Datenpflege.

Sachbearbeitung: Sie führen Listen, erfassen Aufträge, kontieren Rechnungen und bearbeiten die Post. Zudem unterstützen Sie die Leitung Administration in organisatorischen und administrativen Aufgaben, koordinieren Schnittstellen und arbeiten eng mit internen Fachstellen zusammen.

Erfahrung: Sie verfügen über mindestens drei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich.

Persönlichkeit: Sie sind eine motivierte, kundenorientierte und zuverlässige Person, die es schätzt im Team zu arbeiten. Sie sind belastbar und behalten auch in hektischen Situationen den Überblick.

Ausbildung: Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung EFZ.

Der Bereich Jugend, Familie und Sport des Erziehungsdepartements Basel-Stadt betreut ein grosses Themengebiet rund um Kinderbetreuung, Kinder- und Jugendhilfe, frühe Förderung und Sport. Er informiert und unterstützt Kinder, Jugendliche und an der Erziehung Beteiligte und setzt sich für qualitativ gute, staatliche und private Angebote ein. Auch die Förderung von Breitensport und Bewegung, in Vereinen und privat, gehört zu den zentralen Aufgaben. Diese Arbeiten kommen vielen Menschen in Basel direkt zugute: von Kindern über Eltern bis zu Sportbegeisterten.

Die Leistungen des Kinder- und Jugenddienstes (KJD) des Erziehungsdepartement Basel-Stadt sind auf das Kindeswohl ausgerichtet. Die Mitarbeitenden des KJD informieren, beraten und unterstützen Kinder, Jugendliche sowie deren Eltern und weitere an der Erziehung beteiligte Personen. Sie klären den Unterstützungsbedarf von Kindern, Jugendlichen und Eltern, organisieren und koordinieren die notwendigen Hilfen. Mitarbeitende des KJD werden im Auftrag der Familien, der Kindes-und Erwachsenenschutzbehörde KESB oder des Zivilgerichts tätig.