Assistant(e) de Direction

Entreprise générale de construction active à Genève recherche un(e) Assistant(e) de direction / administratif(ve) afin d’accompagner la Direction dans la gestion quotidienne de l’entreprise.

Nous réalisons des projets variés : rénovations complètes et constructions neuves de : villas, locaux commerciaux, en assurant la conception et la réalisation.

Dans le cadre de notre croissance, nous recherchons un profil organisé, rigoureux et autonome, capable de soutenir efficacement la Direction et de contribuer au bon fonctionnement administratif de l’entreprise.

Assistant(e) de Direction

Positionnement du poste

Rattaché à la Direction générale vous intervenez dans un rôle clé de structuration et de coordination des opérations internes.

Le poste est conçu avec une montée en responsabilité progressive afin de garantir un cadre de travail efficace et soutenable.

Mission :

Structurer et fiabiliser l’organisation interne en priorisant les fonctions critiques dans un premier temps puis en élargissant progressivement le périmètre.

Objectifs :

1. Contribuer à la bonne gestion administrative, organisationnelle et financière

2. Assurer un support fiable et efficace à la Direction, ainsi qu'au Chef(fe) de projet

3. Améliorer la circulation de l’information entre les équipes

4. Centraliser et sécuriser le suivi documentaire des projets

5. Prendre en main l’organisation interne et proposer des améliorations

Déploiement du poste :

Phase 1 (de 0-6 mois) – Prise en main & structuration

Objectif : stabiliser l’organisation et soutenir la direction

Organisation interne et structuration des processus

Support direct à la Direction (priorités, suivi, coordination)

Mise en place d’outils de pilotage simples (tableaux de bord, suivi)

Amélioration de la circulation de l’information

Interface avec la comptabilité externalisée

Focus : clarté, organisation, priorisation = Elimination de la surcharge fonctionnelle

Coordination & support opérationnel

Objectif : renforcer la fluidité opérationnelle

Supervision de l’administration générale

Suivi administratif des projets (construction)

Centralisation documentaire et contractuelle

Coordination avec les prestataires externes

Focus : fiabilité opérationnelle et structuration

Phase 2 (optionnelle – selon évolution)

Objectif : élargissement maîtrisé du périmètre

Contribution à la structuration RH administrative

Participation au développement des sujets transverses (communication, marketing, organisation)

Types de tâches pouvant être confiées

Assistanat de direction :

• Acceuil des clients, sous-traitants et prestataire au sein des bureaux
• Filtrage et traitement des appels et emails
• Rédaction et mise en forme de documents, courriers et comptes rendus
• Préparation des dossiers pour la Direction
• Suivi des échéances et relances
• Veiller au bon fonctionnement et à la bonne tenue des espaces de travail

Support administratif et organisationnel :

• Gestion administrative courante de l’entreprise
• Gestion de l'economat et du matériel bureautique
• Classement et archivage des documents
• Suivi des contrats, dossiers et correspondances
• Mise à jour et suivi des tableaux de bord internes
• Support à la comptabilité externe (préparation des éléments, factures, note de frais)
• Coordination avec les équipes
• Participation à l’amélioration des processus internes

Gestion RH (simplifiée) :

• Suivi des absences, congés et heures des collaborateurs
• Gestion des demandes internes du personnel
• Tenue et mise à jour des dossiers collaborateurs
• Support à la gestion des contrats de travail et avenants
• Interface avec les assurances sociales et partenaires RH (si applicable)
• Suivi administratif des entrées et sorties du personnel
• Contribution à la bonne organisation interne des ressources humaines

Support projets (construction / travaux) :

• Suivi administratif et financiers des projets en cours
• Centralisation des documents techniques et administratifs
• Suivi et contrôle des factures des sous-traitants et prestataires
• Mise en forme de documents liés aux projets

Profil recherché

Formation :

• CFC employé(e) de commerce
• Formation d’assistant(e) de direction
• Ou expérience équivalente significative

Expérience :

• Minimum 3 à 5 ans dans un poste administratif polyvalent
• Aisance dans la gestion simultanée de plusieurs tâches et interlocuteurs

Compétences techniques indispensable :

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook...)
• Rédaction de bon niveau en français / Base en anglais A2/B1
• Capacité d’organisation et de gestion des priorités

Compétences personnelles :

• Structuré(e) et rigoureux(se)
• Discret(e) et fiable
• Autonome et proactif(ve)
• Sens du service et de la communication
• Capable de gérer la pression et les priorités
• Esprit d’équipe

Langues :

• Français : langue principale
• Anglais : un atout

Mobilité et place de parking :

• Place de parking est mise à disposition par l'entreprise.
• Mobilité douce encouragée

Nos Engagements

• Un poste polyvalent et central au sein d’une petite entreprise dynamique
• Une proximité directe avec la Direction
• Un environnement stimulant dans le secteur de la construction
• Une diversité de tâches et d’interlocuteurs
• Une entreprise en croissance offrant des perspectives d’évolution
  
  

Informations complémentaires

Date de début : à partir de mai 2026
Type de contrat : CDI de 80% à 100% (à convenir)
Lieu : Carouge
Salaire : À discuter en fonction de l'expérience.