Un.e assistant.e administratif-ve (H/F) à 100 %

EMG Electroprocess SA, filiale de Viteos SA, est une entreprise suisse spécialisée en ingénierie électrique et automatisation industrielle. Elle accompagne ses clients de l'étude à la mise en service de solutions techniques dans les secteurs de l'environnement, de l'industrie et du bâtiment. Reconnue pour son expertise et sa flexibilité, l'entreprise propose des solutions sur mesure conformes aux normes suisses, au sein d'une structure à taille humaine.

Vos missions principales

En étroite collaboration avec le directeur, vous assurez la gestion administrative, commerciale et financière de l'entreprise, notamment :

Administration générale

• Traitement du courrier entrant/sortant et des e-mails
• Préparation et mise à jour des classeurs administratifs en début d'année
• Demande et suivi des attestations (SwissLife, impôts, poursuites, SUVA, TVA, etc.)
• Gestion de documents divers et tâches administratives selon les besoins
• Préparation de statistiques et tableaux de suivi pour la direction
• Tâches administratives diverses selon les besoins de l'entreprise

Gestion commerciale et marchés publics

• Rédaction, suivi et archivage des offres et soumissions
• Gestion des projets (ouverture de dossiers, listes de projets, historiques des offres)
• Confirmation des commandes
• Suivi des marchés publics (FAO, SIMAP)

Facturation et finances

• Établissement, envoi et suivi des factures
• Envoi de demandes d'acompte
• Rappels des factures et mise à jour de la liste des factures impayées
• Récapitulatif des factures
• Contrôle des factures payées (BCV, CCP)

Ressources humaines

• Envoi des bulletins de salaire
• Relevé et saisie des heures de timbrage des collaborateurs
• Mise à jour des différents plannings
• Saisie des heures de l'atelier et ventilation sur les projets
• Gestion des assurances et documents sociaux (APG, charges sociales)

Nous offrons

• Un poste varié et polyvalent dans une PME dynamique
• Une collaboration directe avec la direction
• Un environnement de travail stable et convivial
• Des responsabilités adaptées à votre autonomie

Date de début idéale le 1er juin ou à convenir

• CFC d'employé-e de commerce ou formation jugée équivalente
• Expérience confirmée de minimum 5 ans dans une fonction similaire de préférence dans une PME
• Sens aigu des responsabilités, rigueur et autonomie
• Discrétion et fiabilité
• Excellente maîtrise de Word, Excel,Outlook, Microsoft 365
• Orthographe langue française irréprochable
• Facilité d'apprentissage de nouveaux logiciels de gestion
• Personnalité positive, ouverte et proactive.
• Aisance relationnelle, entregent et sens du contact.
• Sens de l'écoute, empathie.
• Solutions d'orientation, esprit d'initiative et envie d'apprendre.
• Flexibilité, capacité d'adaptation et goût pour les environnements en évolution.