Coordinatrice ou coordinateur Conseil d'administration 80-100%

Mission :

• Planifier et coordonner les séances et séminaires du Conseil d'administration et de ses comités (ordre du jour, documentation, procès-verbaux, synthèses des décisions, logistique, etc.), tout en assurant le respect des obligations légales et réglementaires
• Réaliser les tâches administratives et organisationnelles en lien avec le Conseil d'administration, comme l'indemnisation des membres du Conseil d'administration, la gestion des arrivées et départs de ces derniers au sein du conseil, ou encore l'organisation de divers déplacements
• Assister le Secrétaire général dans la gestion administrative et organisationnelle quotidienne (tenue de l'agenda, planification de réunions et déplacements, préparation de documents, etc.
• Assurer le secrétariat du Président du Conseil d'administration
• Assumer le rôle de secrétaire de conseils d'administration de sociétés filiales ou associées, incluant la préparation des dossiers, la rédaction des PV, le suivi administratif, la gestion des mutations au registre du commerce et la participation à des projets spéciaux
• Piloter l'ensemble du processus organisationnel de l'Assemblée générale en collaboration avec les parties prenantes internes, de la convocation à la coordination logistique et documentaire
• Superviser la gestion du registre des actionnaires, en lien avec les partenaires internes et externes, et garantir la tenue rigoureuse des archives physiques et numériques selon les normes établies
• Assurer le soutien et la suppléance du secrétariat de la direction générale, tout en contribuant activement à l'optimisation des processus et outils administratifs

Profil :

• Formation commerciale complétée par un brevet fédéral d'Assistant-e de direction ou un titre équivalent
• Minimum 5 ans d'expérience confirmée dans une fonction similaire, au sein de la direction d'une entreprise
• Langue maternelle française, avec une excellente maîtrise de l'allemand (oral et écrit) et de bonnes connaissances de l'anglais
• Excellentes capacités rédactionnelles et parfaite maîtrise des outils MS Office
• Sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités, rigueur, initiative, vivacité d'esprit, capacités d'analyse et de jugement, écoute active, flexibilité, résistance au stress, disponibilité, aisance relationnelle, loyauté et discrétion