Assistant/e de direction 80% -100%

Pour notre client, un cabinet d’architectes basé à Genève, nous recherchons un/e :

Assistant/e de direction

80% -100%

Dans cette fonction clé, vous apportez un soutien administratif, organisationnel et opérationnel à la direction et contribuez au bon fonctionnement quotidien de la structure.

Vous intervenez sur des sujets variés liés à la gestion du bureau, au suivi administratif et financier, ainsi qu'à la coordination des activités internes.

Ce poste requiert autonomie, discrétion, polyvalence et un excellent sens de l'organisation.

Responsabilités :

• Assurer le support administratif et organisationnel de la direction (gestion des agendas, correspondance, déplacements et réunions).
• Préparer et mettre à jour divers documents, présentations, contrats, procès-verbaux et reportings.
• Organiser les réunions et assurer le suivi des actions décidées.
• Participer au suivi budgétaire, à la facturation des honoraires ainsi qu’à la préparation de tableaux de bord et reportings financiers.
• Coordonner les prestataires, fournisseurs et services généraux afin d'assurer le bon fonctionnement du bureau.
• Assurer le suivi administratif de différents projets et activités de l'organisation.
• Soutenir certaines activités RH, notamment le recrutement, l'intégration des collaborateurs et le suivi administratif associé.
• Organiser et coordonner les activités contribuant à la vie du bureau, à la cohésion d'équipe et au maintien d'un environnement de travail convivial et collaboratif.
• Participer aux actions de communication et à la mise à jour des supports institutionnels.
• Contribuer à l'amélioration continue des processus, des outils et de l'organisation interne.

Profil :

• Formation commerciale, universitaire ou équivalente.
• Expérience confirmée dans une fonction similaire d'assistanat de direction, d'office management ou de coordination administrative.
• Parfaite maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit, avec d'excellentes capacités rédactionnelles et un sens aigu de la qualité rédactionnelle.
• Très bonne maîtrise de l'anglais.
• Aisance avec les chiffres et intérêt marqué pour les aspects administratifs et financiers.
• Excellente maîtrise des outils MS Office et aisance avec les outils numériques usuels.
• Bonne maîtrise des outils de communication digitale et de création de supports visuels, notamment Canva.