Assistant/e Administratif/ve Réceptionniste Fr/Ang (All un atout)

Vous serez rattachée à la direction et en charge de l’exécution d’une grande partie des travaux liés à la gestion de tâches de secrétariat à l’organisation des formations ainsi qu’au support des différentes tâches administratives avec précision, diligence et discrétion.

Vous devrez assurer l’accueil physique et téléphonique pour deux organismes qui partagent leur réception sur le même pallier.

Votre Missions:

Accueillir, informer ou faire patienter les personnes se présentant au secrétariat pour les deux organismes;

Prendre en charge les demandes, le courrier entrant et sortant, ainsi que les emails

adressés sur la messagerie générale et les transférer aux personnes concernées;

Assurer la permanence téléphonique (français, anglais, allemand un plus);

Rédiger, en complète autonomie, tous types de documents notamment de la

correspondance, des notes, des projets pour signature et des mailings;

Protéger les données, sauvegarder et archiver les documents et les dossiers;

Organiser l’agenda et la logistique des séances de travail et de commissions;

Organiser les déplacements et les réservations (chambres, trains, événements) sur

instructions de la direction;

En ce qui concerne la base de données, il/elle:

Saisir une partie des informations reçues (par ex. les inscriptions aux formations);

Extraire sur demande tous les renseignements extractibles ;

Assurer la saisie des dossiers, ainsi que le suivi administratif de membre nécessitant

un traitement particulier sous la supervision des gestionnaires.

Assister dans les tâches administratives liées à l’organisation de formations (gestion

des inscriptions, préparation logistique, brochures de cours, accueil des participants,

etc.) en exécutant un certain nombre d’activités de préparation et de suivi.

Procéder aux mises à jour nécessaires sur le site Internet (actualités, liste des

membres, agenda des formations et autres mises à jour ponctuelles).

Assister et décharger la direction de toutes tâches administratives.

Assurer le suivi logistique des machines communes du secrétariat et veille à ce

qu’elles soient toujours prêtes à être utilisées et qu’il ne manque pas de fourniture.

Votre Profil:

• CFC employée de commerce ou formation similaire
• Expérience professionnelle dans le domaine de l’administration et du secrétariat
• Bonne maîtrise des outils informatiques
• Esprit d’équipe
• Bonne expression écrite, parfaite maitrise du français
• Bonnes connaissances en anglais et en allemand (si possible)
• Résidence en Suisse obligatoire