Assistant de Family Office

À propos de cette offre

À propos du poste

MULTI-FAMILY OFFICE – GENÈVE

Assistant de Family Office – Français / Anglais

Poste permanent | 80 % à 100 % | Genève, Suisse

À propos de nous

Nous sommes un Multi-Family Office boutique basé à Genève, offrant des services complets et confidentiels de gestion de patrimoine à une clientèle internationale exclusive. Nos services couvrent la supervision des investissements, la planification successorale, l’administration de fondations et de trusts, ainsi que la gestion du style de vie.

Vos responsabilités :

Gestion administrative et de bureau - 30 %

– Tenue de la comptabilité, support comptable et traitement des factures, y compris la tenue du registre des factures et le suivi des paiements

– Classement des documents, archivage et gestion des flux administratifs

– Organisation des réunions, gestion des fournitures de bureau et coordination des plannings

Services clients et correspondance - 20 %

– Rédaction de correspondances en français, anglais et italien (emails, lettres, communications formelles)

– Gestion de toutes les demandes administratives des clients avec le plus haut niveau de discrétion

– Gestion des appels, agendas et relations externes

Structures juridiques et support conformité - 20 %

– Administration et suivi des fondations et trusts familiaux (documentation, procès-verbaux, reporting, liaison avec les interlocuteurs juridiques et fiduciaires)

– Maintien à jour des registres des entités juridiques détenues dans les structures clients

Services lifestyle et conciergerie - 30 %

– Coordination des déplacements, réservations d’hôtels, restaurants et transferts privés

– Organisation d’événements internes et clients

– Assistance personnelle dans la gestion des hôtels de luxe et des actifs hôteliers pour les clients, incluant la liaison avec la direction des hôtels, le support au suivi opérationnel, la coordination des prestataires et le suivi de l’expérience des invités

Votre profil – (30 - 35 ans)

– Diplôme commercial (CFC), École Hôtelière ou équivalent

– Maîtrise du français et de l’anglais (oral et écrit) – l’italien est un plus

– Minimum 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire en Suisse, idéalement au sein d’un Family Office, cabinet comptable ou société fiduciaire.

– Expérience en administration de fondations et/ou trusts est un atout majeur

– Connaissance ou expérience solide en gestion hôtelière – capacité à collaborer professionnellement avec les exploitants hôteliers, suivre les indicateurs opérationnels clés et accompagner les clients dans la gestion de leurs biens hôteliers

– Maîtrise de la suite Microsoft Office ; connaissance des logiciels comptables (GIT).

– Discret, proactif, organisé et fiable, avec d’excellentes compétences relationnelles

– Capable de prioriser, de gérer plusieurs tâches simultanément et de travailler de manière autonome avec un fort sens du service et de la confidentialité

– Basé à Genève, disponible au minimum à 80 %. Date de début à convenir.

Seuls les candidats ayant une expérience pertinente dans un environnement similaire seront pris en considération. Toutes les candidatures seront traitées avec la plus stricte confidentialité.