Au sein du Service de pédiatrie générale, vous assistez le ou lamédecin cheffede servicepour la gestion et l'organisation administrative du service, dans les domaines clinique, académiqueet de recherche, en assurant l'interface entre les différentes filières professionnelles.
Vous organisez les rendez-vous, les séances et les séminaires, en gérant l’agenda électronique du ou de la médecin cheffe de service. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes rendus de séances etcoordonnez le suivi des décisions prises.
Vousgérez la correspondance de manière autonome.Votre capacité d'auto-initiative vous permet d'analyser les situations afin de soumettre des projets de réponse.
Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonctiontelles que la gestion des horaires (VRH) des médecins cadres, des chefs ou cheffes de clinique et des médecins internes, la gestion administrative des fonds privés ou facultaires, l’organisation des congrès et colloques du corps médical, le suivi du budget alloué au service et à la recherche.
Votre proactivité vous permet d'effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat, telles que les commandes, les demandes d'engagement, de remboursement de frais et de formation.
Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues secrétaires médicales et vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile prête à mettre votre polyvalence au service de l’institution pour exercer dans différents services en fonction des besoins.
Qualifications Vous êtes titulaire d'un diplôme de l'école supérieure de commerce et d'une formation administrative supérieure de type brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction.
Vous disposez d'une expérience réussie de 3 ans dans un poste similaire dans un secrétariat de direction, idéalement dans le milieu médical ou de la santé publique. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.
Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction et possédez de très bonnes connaissances écrites et orales de l'anglais. La connaissance d'une troisième langue est un atout supplémentaire.
Vous possédez la certification ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint Outlook et/ou Web et une très bonne connaissance de VRH. La maîtrise des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO et Winscribe) est un atout non négligeable.
Vous faites preuve d'un très bon esprit d'équipe et d'entraide.Vous êtes autonome etavez un bon sens de l'organisation et des priorités.Vous êtes une personne rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.
Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress.
Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.
Informations supplémentaires - Entrée en fonction: dès que possible
- Nombre de postes: 1
- Taux d'activité: 90%, présence du lundi au vendredi
- Classe de fonction: 13
- Contrat: CDD de 12 mois, probablement prolongeable
- Délai de candidature : 23.06.2025
- Demande de renseignements: Mme V.Lopez Sanchez, cheffe des secrétariats de l'hôpital des enfants, Écrire un email
- Demande de cahier des charges : Mme L. Neyroud, adjointe RH, Écrire un email
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.
