Assistant.e administratif.ve

Lausanne

Infos sur l'emploi

Date de publication :10 septembre 2025
Taux d'activité :30%
Type de contrat :Durée indéterminée
Lieu de travail :Lausanne

EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et s'inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L'EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l'École : l'éducation, la recherche et l'innovation. Le campus de l'EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 17'000 personnes, dont près de 12'500 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issu-e-s de plus de 120 nationalités différentes.

Mission

L'Institut de Génie Mécanique (IGM) recherche un-e assistant-e administratif-ve (30 %) à partir du 1er janvier 2026.

L'IGM est un Institut jeune et dynamique dirigé par le Prof. Herbert Shea et comprend 27 laboratoires de recherche et 29 membres du corps professoral. L'IGM aborde des questions sociétales urgentes en matière d'efficacité énergétique et de production d'énergie, de changement climatique, de fabrication, de mobilité, de santé et de durabilité.

En tant qu'assistant-e administratif-ve de l'Institut, vous jouerez un rôle essentiel en soutenant le Directeur et l'adjoint de l'Institut de Génie Mécanique et en facilitant le bon déroulement des activités de l'Institut. Si vous êtes passionné-e par la recherche de pointe et les questions sociétales urgentes en matière d'efficacité énergétique et de production d'énergie, de changement climatique, de fabrication, de mobilité, de santé et de durabilité, nous vous invitons à poser votre candidature et à vous joindre à notre passionnante aventure.

Principales tâches et responsabilités

Gestion administrative et suivi financier :
- Gestion comptable des budgets de l'Institut (salaires, dépenses, notes de frais, carte de crédit, transferts, facturation, achats, prévisions budgétaires)
- Délégué-e du Directeur pour le contrôle et l'approbation des notes de frais des Professeur-e-s de l'Institut selon règlements EPFL
- Organisation des IGM Faculty Meetings, des séminaires spéciaux et séminaires/réunions de promotion/évaluation
- Organisation des voyages des Professeur-e-s Honoraires et/ou gestion des notes de frais (sur demande)

Suivi administratif général :
- Courrier, réservations de salles, accréditations, inventaire
- Coordination des initiatives de financement interne de la STI (e.g., MidSizeEquip) au sein de l'Institut (demandes de budget IGM et transferts)
- Soutien au processus pour les Professeur-e-s Invité-e-s et Hôtes Académiques au sein de l'Institut (signatures, demandes de budget IGM et transferts)
- Soutien et logistique générale à l'Institut en fonction des besoins et des disponibilités

Profil

Personne compétente en organisation budgétaire (suivi des budgets et prévisions budgétaires)

Parfaite maîtrise orale et écrite de l'anglais et du français

Aisance avec les outils informatiques, bureautiques et applications internes à l'EPFL (sésame, infocentre, notes frais, absences, inventaire-)

Connaissance des directives et processus EPFL Capacité à interagir dans un environnement multiculturel

Dynamisme et proactivité, grand sens des responsabilités, excellentes connaissances organisationnelles et capacité de travailler de façon autonome

Nous offrons

Un poste administratif intéressant au sein de l'Institut de Génie Mécanique. Idéal pour un-e professionnel-le souhaitant augmenter son taux d'activité.

Informations

Date d'entrée en fonction : 01/01/2026

Taux d'occupation : 30.00

Type de contrat : CDI

Référence : 1725