Assistant.e administratif.ve - 40%

11 mars 2026
40%
Durée indéterminée
Neuchâtel

À propos de cette offre

EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et s'inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L'EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l'École : l'éducation, la recherche et l'innovation. Le campus de l'EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 17'000 personnes, dont près de 12'500 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issu-e-s de plus de 120 nationalités différentes.

Assistant.e administratif.ve - 40%

Mission

Le laboratoire de Conception Micromécanique et Horlogère (Instant-Lab), dirigé par le prof. Simon Henein et situé sur le campus EPFL-Neuchâtel, est à la recherche de son.sa futur.e assistant.e pour gérer l'ensemble des opérations administratives de son unité.

Principales tâches et responsabilités

Suivi des comptes : gestion comptable du budget de l'unité, des subventions et des fonds de tiers (salaires, dépenses, notes de frais, carte de crédit, facturation, achats, prévisions budgétaires, rapports financiers)

Administration du personnel : préparation des dossiers d'engagement du personnel, gestion des arrivées et départs des collaborateurs, suivi des accréditations, renouvellements, mutations et absences

Organisation et suivi des voyages des collaborateurs et des visiteurs

Communication (site intranet, présentations, réseaux sociaux) du laboratoire

Administration générale du laboratoire : organisation de séminaires, réservation de salles, réceptions, etc.

Horaire réparti sur 4 demi-journées (matins ou après-midis) du lundi au jeudi

Télétravail ponctuellement possible

Profil

Intérêt pour les tâches financières, bonne organisation budgétaire (suivi des budgets et des financements externes)

Maîtrise orale et écrite de l'anglais et du français

Aisance avec les outils informatiques, bureautiques et applications internes à l'EPFL (sésame, infocentre, notes frais, absences, inventaire, etc.)

Respect des directives et processus EPFL

Facilité de contact et capacité à interagir dans un environnement multiculturel

Dynamisme et proactivité, grand sens des responsabilités et des priorités, excellentes connaissances organisationnelles et capacité à travailler de façon autonome