Assistant.e administratif.ve
Infos sur l'emploi
- Date de publication :30 mai 2025
- Taux d'activité :80 – 100%
- Type de contrat :Durée indéterminée
- Lieu de travail :Lausanne
EPFL, l'École polytechnique fédérale de Lausanne, est l'un des campus universitaires les plus dynamiques d'Europe et s'inscrit dans le top 20 mondial de nombreux classements académiques. L'EPFL compte plus de 6'500 membres du personnel qui font vivre les trois missions principales de l'École : l'éducation, la recherche et l'innovation. Le campus de l'EPFL offre un cadre de travail exceptionnel au cœur d'une communauté de plus de 17'000 personnes, dont près de 12'500 étudiant-e-s et 4'000 chercheur-euse-s issu-e-s de plus de 120 nationalités différentes.
Le service d'Exploitation gère et exploite les infrastructures du patrimoine immobilier et les services aux utilisateurs de l'EPFL. Il est composé d'environ 80 collaborateurs actifs dans les techniques CVSE-MCR et Entretien Bâtiments.
Travaux permanents :
- Tenue du secrétariat du Service d'Exploitation (correspondance générale, téléphones, mails, réception des visiteurs, etc.)
- Coordination des absences, gestion des heures de tout le service
- Participation à des séances avec prise ou retranscription de procès-verbaux
- Gestion de la boîte mail Exploitation
- Etablissement et diffusion des avis de coupures / travaux
- Traitement et imputation des diverses factures
- Traitement et suivi des rappels fournisseurs
- Mise en forme, relecture, des cahiers de soumissions, cahiers de normalisation, notes, etc.
- Soutien administratif au chef de service
- Soutien administratif à l'entier des collègues du service
- Suivi et traitement des mises à jour des processus et formulaires de service
- Organisation de voyages, de séances (coordination d'agendas, recherche de salles, réservations, note de frais, etc.)
- Divers ; économat, cartes de visite, accréditations, etc.
Travaux périodiques :
- Etablissement du planning et engagement des auxiliaires d'été (recrutement, établissement des propositions d'engagement, introduction des heures pour paiement des salaires
- Etablissement de divers documents en lien avec le cycle de vie du personnel tels que : saisie de formulaires pour les engagements, rédaction de cahiers des charges, de certificats de travail, etc.
- Suppléance du secrétariat Intendance, en cas d'absence, pour le traitement du courrier et des affaires courantes.
- CFC d'employée de commerce ou équivalent
- Certification de formateur-trice d'apprentissage (employé de commerce) - un atout
- Maîtrise confirmée des outils informatiques usuels (MS Office)
- Bonne capacité de rédaction et de communication
- Parfaite maîtrise du français, bonne maîtrise de l'anglais
- Solides compétences sociales et de communication pour interagir efficacement en interne et en externe
- Sens aigu du service, de la collaboration transversale, capacité à trouver des solutions et gérer plusieurs priorités sous pression avec un éventail de parties prenantes
- Entregent, excellente aptitude à l'organisation, esprit logique, rigoureux et méthodique
- Autonomie et flexibilité, capacité à travailler en équipe
- Ambiance de travail conviviale, stimulante et dynamique
- Environnement de travail de qualité
- Conditions d'engagement attractives
Date d'entrée en fonction : 01/09/2025
Taux d'occupation min : 80,00
Taux d'occupation max : 100,00
Type de contrat : CDI
Référence : 1605
