Vous assistez lemédecin-chefde servicepour la gestion et l'organisation administrative du service, dans les domaines cliniques, académiques et de recherche, en assurant l'interface entre les différentes filières professionnelles.
Vous organisez les rendez-vous, les séances et les séminairesen gérant l’agenda électronique dumédecin chefde service. Vous préparez les dossiers, rédigez les comptes-rendus de séance etcoordonnez le suivi des décisions prises.
Tout en répondant aux diverses sollicitations, vous menez à bien et de manière autonome les activités administratives en lien avec votre fonctiontelles que la gestion administrative des fonds privés ou facultaires, l’organisation des congrès et colloques du corps médical, ou en encore le suivi du budget alloué au service et à la recherche.
Vous faites preuve de proactivité pour effectuer les tâches logistiques découlant de la vie d’un secrétariat commepar exemple les commandes, les demandes d'engagement, de remboursement ou de formation.
Vous gérez l’arrivée des nouveaux médecins sur le plan administratif (demande de droits d’accès, de clés) et vous avez la charge de la gestion des téléphones et du matériel informatique nécessaire (PC, dictaphone).
Vous gérez la planification des consultations médicales du médecin-chef de service et vous assurez le suivi des rapports médicaux, des demandes d’assurances etc. Vous faites le lien avec le ou la patiente lors des consultations et le bureau de programmation opératoire pour la planification des opérations et vous gérez les demandes d’hospitalisation des patientes et patients privés. Vous faites le suivi de la facturation des consultations ambulatoires et des honoraires pour les patientes et patients hospitalisés.
Vous mettez à jour le site internet du service, en collaboration avec le chef de service et le service de la communication.
Au sein de l’équipe, vous développez un lien de proximité avec vos collègues, vous assurez une continuité de service lors des absences. Et plus généralement, votre sens du service fait de vous une personne agile et diplomate.
Qualifications Vous disposez d'un CFC et d'une formation administrative supérieure type Brevet fédéral d'assistant ou assistante de direction ou d'une formation jugée équivalente.
Vous disposez d'une expérience réussie de 5 ans ou plus dans un poste similaire dans le milieu médical ou de la santé publique.
Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La maîtrise de l'anglais est un réelatout.
Vous avez de très bonnes connaissances des outils informatiques (niveau ECDL advanced sur Word, Excel, Powerpoint, et standard sur Web) ainsi que des logiciels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, OPALE, GRECO, Winscribe).
Vous disposez également des compétences personnelles vous permettant de faire face aux imprévus et faites preuve d’adaptation et de résilience.
Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la discrétion et de la confidentialité.
Informations supplémentaires - Entrée en fonction : 01.11.2025
- Nombre de poste :1
- Taux d’activité : 80% à 100%
- Classe de fonction : 13
- Contrat : CDI
- Délai de candidature : 15.07.2025
- Demande de renseignement : Madame M. Guyot, cheffe de secrétariat, tél 022 372 78 02.
Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.
Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.
Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.
Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.
