Secrétaire médical ou médicale au Département de chirurgie - 60% à 70%

Le Département de chirurgie cherche à repouvoir deux postes de secrétaire médical ou médicale au sein de ses services de chirurgie maxillo-faciale et chirurgie buccale et chirurgie cadio-vasculaire.

Ainsi, le premier poste, à 70%, est réparti entre le service de chirurgie cardio-vasculaire et l’unité de médecine dentaire du Centre Médical Universitaire (CMU) de la manière suivante :

30 % au sein du service de chirurgie cardio-vasculaire, pour la prise en charge des patientes et patients atteints de pathologies de l’aorte thoracique ou abdominale ;
40 % au sein de l’unité de médecine dentaire, située sur le site externe du CMU.

Le deuxième poste, à 60%, est au sein du service de chirurgie maxillo-faciale et buccale.

Dans ce cadre, vous assurez l'organisation des rendez-vous de consultation et la convocation des patients et patientes. Vous préparez les dossiers en vue des consultations en réunissant les documents nécessaires, tels que les images radiologiques et tout autre élément clinique pertinent.

Vous accueillez, renseignez et orientez la patientèle au sein du service, tout en répondant aux appels téléphoniques.

Après les consultations ou hospitalisations, vous effectuez de manière autonome et rapide la frappe ou la relecture des rapports médicaux, ainsi que la rédaction des courriers de suivi.

Parallèlement, vous menez à bien l’ensemble des tâches administratives liées à votre fonction : suivi des dossiers de la patientèle, gestion de la documentation clinique, du courrier, de la messagerie électronique et archivage des documents médicaux.

Vous savez faire preuve de proactivité pour effectuer les demandes de prise en charge extra-cantonales, garanties initiales, demandes de renseignements médicaux (DRM) et estimations financières.
Votre capacité d’adaptation, votre aisance relationnelle et votre sens du service vous permettent de travailler en équipe, d’assurer la continuité du secrétariat lors d’absences et d’intervenir dans différents services en fonction des besoins de l’institution.

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce et/ou d’un diplôme de secrétaire médical ou médicale, ou toute formation jugée équivalente.

Vous disposez d'une expérience réussie dans un poste similaire, au sein d'un secrétariat médical.
Vous avez une très bonne connaissance des outils informatiques (niveau ECDL advanced exigé sur Word, et standard sur Excel), ainsi que des logiciels institutionnels en vigueur aux HUG (DPA, DPI, GRECO 2, OPALE).

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible.

Dotée ou doté d'un bon esprit d'équipe, vous avez la capacité à travailler en bureau partagé avec plusieurs secrétaires.
Tout en ayant un bon sens de l'organisation et des priorités, vous êtes une personne autonome, rigoureuse et précise dans les tâches qui vous sont confiées.

Vous disposez également des outils vous permettant de faire face aux imprévus et gérer ainsi aisément les situations de stress.

Enfin, vous faites preuve d’un sens aigu de la confidentialité.

• Entrée en fonction : 01.11.2025
• Nombre de poste : 2
• Taux d’activité : 60% et 70%
• Classe de fonction: 11
• Contrat : CDD d’une durée de 6 mois
• Délai de candidature : 28.09.2025
• Demande de renseignement : Mme D. Dür, cheffe de secrétariat, Tél. 079 553 30 18

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.

Souhaitant s’engager dans la lutte contre le chômage, les HUG encouragent les candidatures qui proviennent de l’Office cantonal de l’emploi.

Seules les candidatures soumises via la plateforme de recrutement sont prises en compte. Les candidatures papier et mail ne seront pas traitées.