Assistante de Direction des Soins et de l'Accompagnement (H/F))

Votre mission :

• Traiter la correspondance de la direction des soins et de l’accompagnement ainsi que tous les appels entrants concernant le département
• Gérer l’agenda et les échéances de la direction
• Suivre, rédiger, les courriers de la direction
• Assurer le suivi de la correspondance du médecin répondant de l’institution
• Effectuer des travaux rédactionnels de documents
• Elaborer et examiner des dossiers et proposer des projets de réponses ou d’interprétation de situations particulières.
• Etablir des documents et des rapports spécifiques après étude et synthèse d’éléments obtenus et recherchés auprès de sources diverses
• Classer, planifier et répartir les tâches, mettre en forme les procédures, mettre en places les outils de travail
• Prendre et rédiger les procès-verbaux de diverses séances, assure la réservation des salles et l’organisation matérielle
• Suivi des tableaux de bord
• Assurer la coordination et la planification entre les prestataires externes, et les départements internes
• Participer aux entretiens des collaborateurs internes, rédiger des comptes rendus et en assurer la diffusion
• Participer à l’élaboration du budget du département
• Suivi des budgets et des dépenses liées aux activités, respect des échéances
• Coordination avec les cadres de proximité et les personnes ressources pour assurer le bon fonctionnement des projets
• Suivi des décomptes des heures, vacances, fériés des collaborateurs du département
• Être responsable des bénévoles et de leur intégration auprès des résidents de l’établissement.
• Superviser et coordonner la gestion des factures et/ou des justificatifs de remboursements des résidents pour les assurances liées aux activités des services en collaboration avec la direction des finances
• Assurer le contact auprès des prestataires externes rattachés au département : physiothérapeutes, dentistes, coiffeurs, ergothérapeutes, autres
• Gérer les contrats liés aux soins et l’accompagnement
• Assurer le classement et l’archivage des dossiers soins des résidents décédés/sortis
• Etablir le planning des gardes de soins et le diffuser, enregistrer les rapports de garde, comptabiliser les gardes et les transmettre au service des salaires
• Transmettre les fiches horaires aux cadres et au personnel ressource à chaque début de mois
• Réceptionner et transmettre les demandes des collaborateurs : changements d’unité, changements de taux, etc puis assurer le suivi des demandes
• Assurer le suivi du processus de recrutement des collaborateurs : soutenir la rédaction des annonces de postes vacants, gérer les fiches d’engagements et de mutations, etc.
• Gérer les contrats payrolling avec les agences intérims : contrat, planning, factures, etc.

Votre profil :

• Formation d’assistant de direction dans le mileiu des soins et/ou de la santé avec brevet fédéral ou une formation jugée équivalente
• 10 ans d’expérience exigée dans un fonction similaire
• Expérience solide dans la prise et la rédaction de procès-verbaux.
• Excellentes capacités rédactionnelles en français
• Flexible discret, travail dans le respect des règles, respect de la confidentialité.
• Travail en équipe, excellent sens de la communication.
• Compétences organisationnelles, structuré
• Sens du détail, excellent esprit d’analyse.

Si vous êtes prêt à relever ce défi passionnant offrant de belles perspectives,adressez-nous au plus vite votre dossier complet (CV, certificats de travail, diplôme, pièce d’identité).

Sans réponse de notre part sous 15 jours, veuillez considérer que n'avons pas retenu votre dossier.

Le traitement de chaque dossier sera effectué de manière confidentielle.