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Genève
Assistant d'équipe 50 % (1 mois)
- 23 septembre 2026
- 50%
- Temporaire
- Genève
À propos de cette offre
Nous collaborons avec une petite organisation internationale à but non lucratif basée à Genève pour identifier un Assistant d'équipe expérimenté à 50 % pour une mission de courte durée. Il s'agit d'un poste pratique soutenant le bon fonctionnement quotidien du bureau tout en fournissant un support administratif, logistique et de coordination des installations à une équipe soudée et internationale.
Assistant d'équipe 50 % (1 mois)
Notre client est une petite organisation internationale.
Missions
Administration et coordination du bureau
- Agir en tant que principal point de contact pour les visiteurs, fournisseurs et demandes entrantes.
- Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau.
- Gérer les fournitures de bureau, l’équipement et les ressources du lieu de travail.
- Coordonner la maintenance, les services de nettoyage, les coursiers et les prestataires externes.
- Maintenir un environnement de bureau professionnel et accueillant.
Soutien exécutif et administratif
- Fournir un soutien administratif à la direction.
- Coordonner les calendriers, réunions et arrangements de voyage.
- Maintenir les systèmes de classement, les dossiers et la documentation.
- Soutenir diverses équipes dans les tâches administratives et organisationnelles.
- Gérer la saisie de données et les activités de gestion documentaire.
Réunions, voyages et événements
- Organiser les réunions internes et les rendez-vous externes.
- Coordonner les réservations de voyage et la logistique associée.
- Soutenir la réalisation des événements et réunions d’équipe.
- Gérer les salles de réunion et les arrangements de restauration si nécessaire.
Gestion des fournisseurs et des installations
- Assurer la liaison avec les fournisseurs et prestataires de services.
- Soutenir l’administration des factures et le suivi budgétaire.
- Surveiller les dépenses liées au bureau et les demandes en cours.
- Veiller à ce que les problèmes liés aux installations soient traités efficacement.
Profil du candidat
- Minimum 5 ans d’expérience en tant que coordinateur de bureau, assistant exécutif, gestionnaire de bureau ou poste administratif similaire.
- Une expérience préalable dans une organisation à but non lucratif, internationale ou une petite structure est un atout.
- Solides compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs priorités.
- Esprit proactif, orienté service et axé sur les solutions.
- Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
- Capacité à travailler de manière autonome et à assumer ses responsabilités.
- Grand sens de la discrétion et du professionnalisme.
Compétences techniques
- Maîtrise avancée de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint).
- Expérience avec SharePoint ou des systèmes similaires de gestion documentaire.
- À l’aise dans un environnement dynamique et pratique.
Langues
- Maîtrise courante de l’anglais et du français requise.
Conditions et avantages
Détails du contrat
- Mission temporaire d’environ un mois.
- Charge de travail à 50 % (20 heures par semaine).
- Disponibilité immédiate requise.
- Poste basé à Genève.
