Assistant-e de Projet Métro - Spécialisation Gestion Documentaire

Votre mission :

Dans le cadre de notre mission de service public, vous assistez les chefs de projet pour optimiser la gestion des activités liées au métro. Vous prenez en charge les tâches administratives, assurez la diffusion et la coordination des informations, gérez les aspects organisationnels des projets et pilotez la gestion documentaire.

Vos responsabilités :

Support administratif et organisationnel :

• Gestion du courrier, des appels et des visiteurs.
• Organisation des séances, déplacements, rendez-vous et événements.
• Mise en forme et diffusion des documents (notes, PV, comptes rendus).
• Suivi des échéances et participation aux réunions.

Gestion documentaire avancée :

• Maintenir et administrer le système GED (Mezzoteam, SharePoint, etc.).
• Enregistrer, coder et indexer les documents selon les conventions en vigueur.
• Gérer les workflows de validation, statuts de diffusion et circuits de signature.
• Suivre les versions et garantir l'accès à la version "bonne pour exécution".
• Contrôler la conformité des livrables documentaires (formats, métadonnées, cartouches).
• Diffuser les documents vers les parties prenantes (MO, mandataires, entreprises, exploitant).
• Former et assister les utilisateurs sur les outils GED.
• Préparer des tableaux de bord (KPI documentaires) et participer aux audits qualité.
• Proposer et améliorer la méthode de gestion documentaire, auditer son utilisation.
• Animer et coordonner le groupe des référent-e-s GED.
• Collaborer avec les archives communales pour la conservation ou destruction des dossiers.
• Contribuer au développement des applications informatiques liées à la gestion documentaire.

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre les tl, c'est intégrer une entreprise à la pointe de l'innovation et relever le défi passionnant de moderniser un métro automatique d'ancienne génération.

Informations complémentaires

• L'entreprise : Retrouvez toutes les informations liées à notre entreprise : www.t-l.ch
• Avec qui vais-je travailler ? Avec une équipe pluridisciplinaire engagée et passionnée, accueillante et prête à vous accompagner et surtout au sein d'une ambiance de travail agréable.
• Où ? : Site adminsitratif de Perrelet situé à Renens au sein de l'espace Grands Projets des tl avec possibilité de travail à distance

• Mon contrat ? : un CDD pour 3 mois de 80% à 100%, à vous de choisir ! avec une prise de fonction idéalement dès le 1er décembre 2025 ou à convenir

• Mon délai pour postuler ? Au 24 novembre 2025 et nous envisageons une fin de processus de recrutement à la fin novembre 2025

Formation : Bachelor ou équivalent, complété par une formation en gestion documentaire, bibliothéconomie ou génie de l'information.

Expérience : 5 à 10 ans dans l'assistanat de projet ou la gestion documentaire, idéalement dans des projets d'infrastructure technique en Suisse.

Compétences techniques :

• Maîtrise des plateformes GED (Mezzoteam, SharePoint, Revizto).
• Connaissance des normes suisses SIA pour la documentation de projet.
• Maîtrise de MS Office et d'un logiciel documentaire.
• Connaissance SAP/PM-CO (atout).
• Langues : excellente maîtrise du français, allemand et anglais (atouts).
• Qualités personnelles : rigueur, sens de l'organisation, autonomie, esprit d'équipe, discrétion.
• Atouts supplémentaires : connaissances en archivage numérique.