Assistenz Generalsekretariat

Administrative Assistenz Generalsekretariat: In dieser vielseitigen Funktion übernehmen Sie die umfassende administrative und organisatorische Unterstützung des Generalsekretariats sowie weiterer Führungspersonen.

Koordination von Terminen und Sitzungen: Sie sind verantwortlich für die selbstständige Planung, Koordination und Nachbearbeitung von Terminen und Sitzungen und sorgen für einen reibungslosen Ablauf. Darüber hinaus organisieren Sie interne und externe Sitzungen und Anlässe.

Administrative Drehscheibenfunktion: Sie führen das Post- und Telefonmanagement, verfassen und bearbeiten die allgemeine Korrespondenz und unterstützen das Tagesgeschäft ebenso wie bereichsübergreifende Aufgaben mit hoher Zuverlässigkeit und Diskretion.

Sicherstellung der Stellvertretung: Zur Sicherstellung der Stellvertretung sind Montag und Dienstag fixe Arbeitstage. In Ausnahmefällen (z. B. Krankheit oder Ferienabwesenheiten) wird erhöhte Präsenz vor Ort sowie Flexibilität erwartet. Die übrigen Arbeitstage sind flexibel gestaltbar.

Erfahrung: Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenz-, Sekretariats- oder Koordinationsfunktion. Sicher im Umgang mit verschiedenen Anspruchsgruppen sowie routiniert in Administration, Terminmanagement und Organisation, idealerweise in einem öffentlichen Umfeld.

Persönlichkeit: Dienstleistungsorientierte, zuverlässige und diskrete Persönlichkeit mit strukturierter, selbstständiger Arbeitsweise. Organisationsstark, vorausschauend und belastbar sowie kommunikativ, freundlich und souverän im Auftreten.

Ausbildung: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation. Eine Weiterbildung im Bereich Assistenz, Office Management oder Administration ist von Vorteil.

Sprache: Deutsch auf verhandlungssicherem Niveau.

Das Generalsekretariat des Finanzdepartements Basel-Stadt übernimmt wichtige Querschnittsfunktionen und unterstützt auch die Departementsleitung bei ihrer Tätigkeit. Es stellt die korrekte und termingerechte Geschäftsabwicklung mit dem Regierungsrat, dem Grossen Rat und den anderen Departementen des Kantons sicher. Auch die Kommunikation sowie der Bereich Human Resources des Departements sind im Generalsekretariat angesiedelt. Mit vielfältigen Aufgaben gewährleistet es den Betrieb des Finanzdepartements.

Wir suchen eine dynamische und sympathische Persönlichkeit, die mit ihrem Fachwissen und starken Kommunikationsfähigkeiten unser aufgestelltes Team ergänzt. Haben Sie weitere Fragen zu den Aufgaben oder sonstigen Belangen? Dann zögern Sie nicht, uns direkt zu kontaktieren. Eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung im Herzen von Basel erwartet Sie.