ASSISTANTE OU ASSISTANT DE DIRECTION à 70%

À propos de cette offre

Vous êtes une personne dynamique, fiable, organisée, polyvalente, disponible, ponctuelle et dotée d’un sens relationnel élevé ?

Vous avez un sens aigu du service public? Votre attitude professionnelle est exemplaire et vous possédez une fine capacité à adapter votre positionnement aux divers publics ?

Vous souhaitez déployer la qualité reconnue de vos prestations dans un environnement à taille humaine et en pleine évolution ? Si vous vous reconnaissez dans ce profil, n’hésitez pas et postulez au sein de notre administration !

Sous la responsabilité de la Secrétaire générale adjointe, l’assistante ou l’assistant de direction assure un ensemble de tâches administratives, en support aux activités du Secrétariat général, du Conseil municipal et du Conseil administratif. Dans son rôle de partenaire et de soutien administratif, elle ou il travaille de manière transversale avec les autres Services de l’administration.

Ainsi, vous serez principalement en charge d’ :assurer le support administratif d’une Conseillère administrative dans le but d’optimiser la gestion de son activité :

• gérer, coordonner et vérifier les plannings, l’agenda et les échéances (filtre des informations, rappel des alertes, anticipation des échéances et traitement des délais et des priorités) ;
• gérer les flux d’informations (téléphones, mails, communication, coordination des informations internes et externes, gestion des alertes et des priorités) et facilité la gestion documentaire papier et électronique ;
• préparer et suivre les dossiers, effectuer le travail administratif (gestion de la correspondances, PV, invitations, présentations, classement) et organiser les diverses réunions et séances ;
• assurer la gestion administrative, opérationnelle et organisationnelle de l’activité transversale du Secrétariat général et de l’activité du Conseil municipal :

• traiter le courrier (papier ou électronique) ;
• suppléer ponctuellement les collègues du Secrétariat général ;
• préparer et organiser les séances et des documents y relatif ;
• suivre et gérer les suites des séances (vérifications, transmission et édition des documents et des décisions) ;
• relire, contrôler et éditer des documents dont des procès-verbaux ;
• assurer le lien avec les membres du Conseil municipal, les présidentes et présidents, l’autorité de surveillance et les différents partenaires internes et externes ;
• accueillir/réceptionner puis gérer les flux d’informations relatifs au Secrétariat général et au Conseil municipal et faire le lien avec les Services concernés ;
• assurer les activités de support nécessaires aux travaux du Conseil municipal et leur divers processus ;
• planifier et organiser les prises de procès-verbaux ainsi que le suivi de ces activités (délais de remise, relecture / vérification de qualité, rétribution).

• un environnement stimulant, dynamique et agréable ;
• une possibilité d’harmoniser votre vie professionnelle et votre vie privée ;
• des conditions de travail attractives ;
• une culture du leadership bienveillant.

VOUS OFFREZ

• une maturité professionnelle ou équivalent ;
• un minimum 5 ans d’expérience dans une fonction administrative ou de secrétariat et une connaissance des institutions genevoises ;
• de bonnes capacités de résistance au stress et de gestion de l’imprévu ;
• une excellente maîtrise du français, une grande aisance rédactionnelle, une très bonne maîtrise des outils bureautiques et organisationnels usuels, ainsi qu’un réel dynamise dans la transition numérique.

La Ville de Carouge s’inscrit dans une démarche de promotion de l’égalité entre femmes et hommes ainsi que de la diversité. Les postes sont ouverts à chacune et chacun sans aucune distinction. Les candidatures du genre sous-représenté sont vivement encouragées.

Nous attendons avec plaisir votre candidature complète (CV, lettre de motivation, diplômes et et certificats de travail) EXCLUSIVEMENT par ce biais, d’ici au 24 août 2026.