Responsable de la coordination administrative à 80 %

Directement rattaché·e à la Secrétaire générale, vous occupez une fonction centrale au sein de l’administration communale. Vous assurez la coordination et le suivi de dossiers administratifs transversaux et êtes responsable de l’organisation et du bon fonctionnement de la réception communale, composée de deux collaboratrices.

Responsable de la coordination administrative à 80 %

Missions :

- Assurer la coordination et le suivi administratif de dossiers transversaux de l’administration communale ;

- Organiser et superviser le fonctionnement de la réception, encadrer l’équipe et garantir la continuité et la qualité de l’accueil ;

- Coordonner le traitement du courrier, le suivi des échéances et la circulation de l’information au sein de l’administration ;

- Assurer la gestion et le suivi administratif de différentes prestations, autorisations et procédures communales ;

- Préparer et assurer le suivi administratif de séances, dossiers et décisions ;

- Veiller à la bonne utilisation et à la mise à jour des outils de gestion administrative, bases de données et procédures internes ;

- Participer activement à la fiabilité, à la simplification et à l’amélioration continue des processus administratifs ;

- Collaborer étroitement avec la Secrétaire générale et les différents services de l’administration.

Une expérience au sein d’une administration publique, idéalement communale, constitue un atout.

Conditions particulières d’exercice :

- Brevet d’assistant·e de direction ou titre universitaire jugé équivalent ;

- Expérience professionnelle confirmée dans une fonction administrative comprenant des responsabilités de coordination et de suivi de dossiers ;

- Expérience ou aptitude démontrée dans l’encadrement d’une petite équipe ;

- Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;

- Très bonne maîtrise des outils informatiques et aisance avec les environnements numériques ;

- Excellentes capacités d’organisation, rigueur et aptitude à gérer simultanément plusieurs dossiers et échéances ;

- Autonomie, esprit d’initiative et capacité à définir les priorités ;

- Aisance relationnelle, sens de la collaboration et du service public ;

- Discrétion professionnelle et respect strict de la confidentialité.