Assistant.e administratif.ve (40%)

Le Centre Propédeutique (CePro) a pour mission de faciliter l'organisation et le déroulement des grands cours dispensés en première année.
Les objectifs du CePro sont notamment la coordination et la gestion des assistants d'enseignement, la participation à l'enseignement, la coordination de l'organisation technique et logistique des examens, le partage des ressources pédagogiques existantes et le développement de nouvelles ressources.
Le CePro cherche un.e assistant.e administratif.ve pour renforcer son équipe au niveau de l'organisation des examens.

1. Gestion des examens

En collaboration avec l'équipe IT du CePro et sous la responsabilité des chef.fes d'équipe, la personne assure le suivi administratif et opérationnel du processus d'organisation des examens en :

• Assurant le suivi du processus d'inscription aux examens, notamment la communication avec les enseignant-es, l'envoi des rappels et le contrôle des inscriptions dans les délais impartis.
• Coordonnant la gestion des examens imprimés, incluant l'organisation de l'espace de stockage à la reprographie, l'archivage, le suivi des cartons, la transmission des informations nécessaires, ainsi que le contrôle des inscriptions et des documents.
• Assurant la documentation des procédures et des outils liés aux examens, en collaboration avec l'équipe de développement, notamment pour la documentation API.
• Effectuant la mise à jour des cours dans ANS Students, en fonction des listes d'étudiant-es transmises et selon les procédures établies.
• Assurant le traitement et le suivi des scans des examens, conformément aux procédures en vigueur.
• Coordonnant le processus d'impression des examens via CREP, notamment en contrôlant les documents transmis, en veillant au respect des délais et en assurant la coordination avec la Reprographie, les enseignant.es/ assistant.es ainsi qu'avec l'équipe IT du CePro.
• Préparant les plans de salles pour les examens ordinaires et différés, sur la base des informations et contraintes communiquées.
• Organisant les aspects administratifs et logistiques des examens différés, notamment la préparation des documents et le suivi de leur impression.

1. Support administratif et technique aux utilisateur-trices et gestion des demandes
   Dans le cadre d'un processus défini par le CePro, la personne :

• Assure un support administratif et technique de premier niveau pour les demandes courantes, notamment par téléphone et par e-mail.
• Identifie, traite et suit les demandes relevant de son périmètre jusqu'à leur résolution, ou leur transmission au niveau de support approprié.
• Contribue à la maintenance et à la mise à jour du site web, en assurant le suivi et l'actualisation des contenus selon les besoins

• Maîtrise orale et écrite de l'anglais et du français
• Aisance avec les outils informatiques et bureautiques
• Capacité à interagir dans un environnement multiculturel
• Dynamisme et proactivité, grand sens des responsabilités, excellentes connaissances organisationnelles et capacité de travailler de façon autonome

• Un environnement de travail dynamique et multiculturel dans une institution pluridisciplinaire de renommée internationale
• Des conditions de travail attractives
• Des possibilités de formation continue

Date d'entrée en fonction : dès que possible

Taux d'occupation : 40,00

Type de contrat : CDD

Durée : 1 an

Référence : 2487