Coordinateur / trice Administration des Ventes & Logistique

Regen Lab SA, se consacre depuis 2003 à la production de dispositifs médicaux dédiés à la préparation de dérivés sanguins autologues (PRP) pour des utilisations thérapeutiques non-hématologiques à destination de la médecine du sport, de la rhumatologie, de la chirurgie orthopédique, de l’urologie, de la médecine esthétique et du traitement des plaies.

Afin de renforcer notre département ventes et logistique, basé au Mont-sur-Lausanne, nous sommes à la recherche d’un·e

Coordinateur / trice Administration des Ventes & Logistique

• Assurer la réception, la vérification et le traitement des bons de commande (Purchase Orders) selon les procédures internes.

• Valider et enregistrer les commandes dans l’ERP (Abacus) et Salesforce, puis confirmer celles-ci auprès des clients, incluant la gestion des reliquats (back-orders).

• Coordonner le transfert des commandes au service Production ainsi que le suivi avec le service commercial.

• Préparer, contrôler et transmettre la documentation d’expédition nationale et export (packing list, facture commerciale, EUR1, certificat d’origine).

• Établir les bordereaux d’expédition (DHL, FedEx, UPS), organiser les transports avec les transporteurs et forwarders et assurer le suivi des envois.

• Assurer le suivi des importations et la saisie des entrées de marchandises dans l’ERP.

• Gérer les commandes de réapprovisionnement pour les partenaires logistiques en Europe selon les besoins et les niveaux de stock.

• Mettre à jour les bases de données clients (ERP, B-B Master File, CRM Salesforce).

• Répondre aux demandes clients par téléphone et par e-mail en garantissant un service réactif et professionnel.

• Traiter les demandes d’expédition provenant des services internes (marketing, clinique, promotionnel) et des non-clients.

• Participer aux réunions de suivi périodiques et contribuer aux revues de performance.

Profil recherché

• Formation commerciale ou administrative (CFC d’employé(e) de commerce ou équivalent).

• Expérience confirmée d’au moins 3 ans dans une fonction similaire (ADV, assistanat commercial, back-office, support client).

• Bonne connaissance des Incoterms (EXW, DDP, DAP, etc.) et des procédures douanières import/export.

• Expérience dans la gestion des transporteurs et forwarders.

• Excellente maîtrise du français et bonne maîtrise de l’anglais (italien un atout).

• Très bonne maîtrise des outils informatiques (connaissance d’Abacus un atout).

• Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité.

• Aisance relationnelle, orientation service et capacité à travailler de manière autonome en gérant les priorités.

Nous offrons

• Un poste varié et stimulant au sein d’une entreprise dynamique.

• Des possibilités de formation et de développement professionnel.

• Un environnement de travail collaboratif.

• Une place de parking gratuite.