Chargée ou chargé de missions administratives (80%)

Le Service de la petite enfance, qui compte 500 employé-e-s, supervise l'offre et la demande des places d'accueil de jour pour les enfants dès la fin du congé maternité à l'entrée en 3P Harmos. Il est également en charge de l'accueil en milieu familial de jour. Il garantit la qualité des prestations fournies et en évalue l'efficience de celles-ci.

Le Domaine administration et numérique (DAN) du Service de la Petite Enfance (SPE) coordonne, accompagne et supervise les activités administratives et de facturation des institutions du Réseau-L (RL). Il veille à la cohérence et à la bonne exécution des procédures administratives au sein des 19 Centres de Vie Enfantine (CVE) municipaux et des 45 institutions privées subventionnées.

Dans un contexte de modernisation et d'augmentation des prestations, nous recherchons une chargée ou un chargé de missions administratives à 80% pour renforcer notre équipe.

Mission(s) principale(s)

Gérer la rédaction et la mise à jour de la documentation administrative de référence pour le préscolaire (procédures, formulaires, modèles)

Assurer la gestion et la mise à jour des documents du service

Contribuer à divers projets en lien avec le domaine, notamment sur les aspects méthodologiques et de communication

Coordonner et soutenir l'harmonisation des processus administratifs

Gérer la formation des secrétaires des institutions

Assurer l'interface entre les institutions, les services partenaires et la responsable du domaine

Animer les colloques des secrétaires des CVE municipaux

En collaboration avec l'assistante en charge de la politique tarifaire, gérer les dossiers complexes (facturation, suivi des débiteurs), renseigner les familles, soutenir les institutions sur la taxation et le contentieux, et traiter les notes de crédit

Assurer le secrétariat des instances COTAX et CREC (organisation, PV, agenda, courriers)

Profil souhaité

CFC d'employ-e de commerce ou formation équivalente

Brevet fédéral d'assistant-e de direction et/ou formation en gestion de projet

Minimum 5 années d'expérience professionnelle en tant que secrétaire, souhaité

Expérience professionnelle confirmée en gestion documentaire (création, organisation, archivage) et gestion de projets

Excellente maîtrise des outils MS Office

Très bonne maîtrise du français (parlé et écrit)

Capacités d'organisation, rigueur et sens du travail en équipe

Bonnes compétences relationnelles et capacité à animer des groupes

Conditions spéciales

Casier judiciaire vierge

Lieu de travail

Avenue Agassiz 5, Lausanne

Classe salariale

6

Entrée en fonction

1er octobre 2025 ou à convenir

Renseignements

Mme Joëlle Chapuis, Responsable du Domaine administration et numérique, 021 315 68 56

Offre

Offre de services et documents usuels à adresser jusqu'au 23.09.2025 par formulaire électronique uniquement.
En cas d'impossibilité, merci de contacter directement le service au 021 315 66 90.

Nous accordons une grande attention à la diversité des parcours de vie de nos collaboratrices et collaborateurs. Nos postes sont ouverts tant aux femmes qu'aux hommes.